Que faire avec les résultats d'une recherche

 
 Pré-requis Vous devez au préalable effectuer une recherche de contacts. Voir Créer un groupe de contacts.
Chemin d'accès > Contacts > Recherche

Une fois que la recherche de contacts est exécutée, une liste des contacts correspondant aux critères précisés s'affichera. De cette liste, il est possible d'effectuer plusieurs transactions utiles. Voici les plus courantes :

Trier les données

Toutes les colonnes de la page de résultats peuvent être triées et l'information présentée par ordre croissant ou décroissant

  1. Pour trier en fonction d'une colonne particulière, il suffit de cliquer sur l'icône de tri .
  2. Pour trier par ordre croissant, cliquez sur l'icône de tri jusqu'à ce qu'elle s'affiche en format croissant, soit .
  3. Pour trier par ordre décroissant, cliquez sur l'icône de tri jusqu'à ce qu'elle s'affiche en format décroissant, soit .

Définir les colonnes à afficher

  1. De la fenêtre des résultats, il est possible d'afficher plus ou moins de colonnes en cliquant sur le lien Afficher les colonnes. Cette option affiche le Sélecteur de champs et permet de choisir les données à afficher en cochant ou décochant les champs appropriés.
  2. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les changements.

Modifier le nombre de résultats affichés

Il est possible de modifier le nombre de résultats affichés dans les listes. Pour ce faire, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton qui ressemble à un engrenage  (affiché à côté du nombre de résultats) et indiquer le nombre d’items par page que vous désirez voir s'afficher lorsque la fenêtre s’ouvre.

Afficher le profil d'un contact

  1. De la fenêtre des résultats, sélectionnez le contact dont vous souhaitez afficher le profil et cliquez sur le bouton Détails ou encore double-cliquez sur la ligne correspondante.
  2. Une fois dans la fiche d'informations du contact, vous pouvez effectuer toute action nécessaire, selon les permissions qui vous sont octroyées.
  3. Pour retourner à la fenêtre des résultats depuis la fiche, il suffit de cliquer sur l'onglet Résultats.

Afficher l'historique des envois à un contact

  1. De la fenêtre des résultats, sélectionnez le contact dont vous souhaitez afficher l'historique des messages envoyés et cliquez sur le bouton Historique.
  2. Une fois dans la fiche d'informations du contact, vous pouvez effectuer toute action nécessaire, selon les permissions qui vous sont octroyées.
  3. Pour retourner à la fenêtre des résultats depuis la fiche, il suffit de cliquer sur l'onglet Résultats.

Mettre à jour une donnée pour plusieurs contacts à la fois

Cette option permet d’ajouter une valeur dans un champ pour tous les contacts affichés dans la liste, ou pour seulement quelques-uns d'entre eux.

  1. De la fenêtre des résultats, cliquez sur le bouton Mises à jour multiples.
    Si vous voulez que la mise à jour ne soit effectuée que pour quelques contacts seulement, il vous faudra les sélectionner au préalable en cliquant sur les contacts en question.
  2. Ensuite, choisissez le champ que vous voulez modifier globalement puis indiquer la valeur que vous voulez inscrire dans ce champ pour tous les contacts. Notez que toute donnée présente dans le champ sera automatiquement remplacée par la nouvelle valeur que vous venez d’attribuer.
    Si vous voulez ajouter un nouveau champ, il vous faudra d'abord créer ce champ et l'ajouter au projet en cliquant sur Nouveau champ. Voir Ajouter un champ à un projet.
  3. Selon ce que vous désirez faire, choisissez à qui doit s'appliquer la mise à jour, soit sur Appliquer à tous les contacts recherchés pour que les changements soient faits pour tous les contacts figurant dans la liste, ou sur Appliquer seulement aux contacts sélectionnés pour que la mise à jour soit faite uniquement pour les contacts sélectionnés.
  4. Cliquez sur Appliquer pour que les modifications soient appliquées et enregistrées.

Mettre à jour une donnée dans plusieurs enregistrements d'une même table relationnelle

Cette option est valide lorsque la recherche s'effectue dans une table relationnelle. Elle permet d’ajouter ou de mettre à jour une valeur dans un champ d'une table relationnelle, pour plusieurs enregistrements à la fois.

  1. De la fenêtre des résultats, cliquez sur le bouton Mises à jour multiples.
    Si vous voulez que la mise à jour ne soit effectuée que pour quelques enregistrements seulement, il vous faudra les sélectionner au préalable en cliquant sur chaque enregistrement tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
  2. Ensuite, choisissez le champ que vous voulez modifier globalement puis indiquer la valeur que vous voulez inscrire dans ce champ pour tous les enregistrements. Notez que toute donnée présente dans le champ sera automatiquement remplacée par la nouvelle valeur que vous venez d’attribuer.
  3. Selon ce que vous désirez faire, choisissez à qui doit s'appliquer la mise à jour, soit sur Appliquer à tous les enregistrements pour que les changements soient faits pour tous les enregistrements figurant dans la liste, ou sur Appliquer seulement aux enregistrements sélectionnés pour que la mise à jour soit faite uniquement pour les enregistrements sélectionnés.
  4. Cliquez sur Appliquer pour que les modifications soient appliquées et enregistrées.

Exporter les contacts trouvés

Il est possible d’exporter la liste de contacts résultant de la recherche afin d'en conserver une copie sur votre ordinateur, que ce soit à titre d'archive ou pour en modifier le contenu et le réimporter au besoin.

  1. Dans la fenêtre des résultats, cliquez sur le bouton Exporter.
  2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, préciser les options d'exportation, à savoir son contenu et son format.
 
Option Description
Exporter toutes les données Option qui permet d'indiquer qu'on veut exporter toutes les données, c'est-à-dire, tous les champs du projet. Lorsqu'on choisit cette option, on peut aussi choisir d'inclure ou non les champs administratifs, comme les dates de création, modification, activation, désactivation et autres informations enregistrées par l'application.
Utiliser le format suivant Option qui permet d'exporter uniquement les données correspondant à un format d'exportation prédéfini.
Format Option qui permet de préciser le format du fichier exporté, à savoir:
  • Excel 2007 (.xlsx)- en format .xlsx (Excel 2007 et ultérieur)
  • Excel 2003 (.xls) - en format .xls (Excel 2003 et ultérieur, avant Excel 2007)
  • CSV - où les données du fichier exporté sont séparées par des virgules
  • CSV (fr-CA) - où les données du fichier exporté sont séparées par des points-virgules
Encodage Option qui permet de préciser l'encodage utilisé pour les données du fichier exporté. Il est recommandé de toujours choisir la norme universelle UTF-8 comme encodage, qui couvre tous les caractères spéciaux, à moins que vos données soient au format ISO-8859-1.
  1. Cliquez sur Continuer pour lancer l'exportation.
  2. Vous aurez alors la possibilité d'ouvrir directement le fichier dans l'application de votre choix, ou encore de l'enregistrer pour le consulter ultérieurement. Le nom du fichier exporté sera Export-, suivi de la date, de l'heure et de l'extension correspondant au format choisi (.csv, .xls ou .xlsx), comme par exemple, Export-2013-03-21-16.19.20.csv. Le fichier sera enregistré dans le répertoire de vos fichiers téléchargés.