La prospection est un processus commercial qui consiste à rechercher des clients potentiels (appelés des prospects) afin d'en faire des clients réels. C'est une étape stratégique dans le processus de développement courant pour toute société qui cherche à accroître son marché.

Il est possible via Dialog Insight de créer rapidement un formulaire qui servira à recueillir des données sur les personnes qui effectuent certaines actions sur vos sites :

  • qui téléchargent des documents sur vos sites
  • qui effectue une demande de prix, une demande d'informations ou toute autre type d'action sur vos sites Web.

L'affichage de ce formulaire oblige donc les personnes qui veulent faire certaines actions à vous fournir des données de base sur eux, ce qui vous permet à vous, par la suite, de leur envoyer, par exemple, une offre d'abonnement ou toute autre information.

Le processus de prospection comporte plusieurs étapes :

  • Le formulaire - C'est le déclencheur du processus. Il oblige la personne à fournir certaines informations pour passer à l'étape suivante. Lorsque la personne qui remplit le formulaire de prospection existe déjà comme contact dans le projet, il faut préciser comment seront intégrées les données fournies.
  • La page de confirmation informant la personne que ses informations ont été envoyées.
  • Le message à envoyer à la personne qui a rempli le formulaire de prospection pour lui confirmer cette action (facultatif).
  • Le message à envoyer à l'administrateur de votre système pour l'informer du contact ajouté ou modifié (facultatif).
 Pré-requisLe module de création de formulaires de prospection doit être activé pour votre compagnie; cette activation est faite sur demande et effectué par Dialog Insight. Vous devez ensuite activer et configurer ce module pour chaque projet où vous souhaitez utiliser ce type de formulaire.
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 Comment faire

Activer la création de formulaires de prospection dans votre projet

Si la création de formulaire de prospection a été activé pour votre entreprise, mais pas encore au niveau de votre projet, vous devrez le faire avant de pouvoir créer un formulaire, ainsi que d'associer un type de communication aux messages envoyés en lien à la prospection. Il est important d'associer les messages de confirmation à un type de communication qui peut être envoyé à tous les contacts, sans consentement spécifique, car si vous utilisez un type de communication auquel les contacts doivent avoir donné leur consentement, les nouveaux contacts ajoutés ne recevront jamais les messages de confirmation envoyés.

  1. Dans la page d'activation, sélectionnez le type de communication à associer aux messages de confirmation envoyés aux personnes qui auront rempli le formulaire de prospection. Vous pouvez choisir un type de communication qui existe déjà dans le projet ou encore un type dédié à cet usage.
  2. Cliquez sur Activer.
    La page listant les formulaires de prospection s'affiche alors, d'où vous pourrez créer votre premier formulaire de prospection.
Créer un nouveau formulaire
  1. Dans la page Formulaires de prospection, cliquez sur Créer un formulaire.
  2. Dans la page de définition du Nouveau formulaire, précisez le nom que vous voulez donner au formulaire, le type de formulaire (qui sert principalement à catégoriser lorsque vous en avez plusieurs) et la ou les langues.

    Description des champs
    ChampDescription
    NomNom que vous voulez donner au formulaire.
    Type de formulaireType de formulaire qui sert principalement à catégoriser les formulaires lorsqu'il y en a beaucoup. Les choix possibles sont :
    • Téléchargement de fichier
    • Demande d'informations
    • Demande de prix
    • Demande de démonstration
    • Autres demandes
    LanguesLangues dans lesquelles le formulaire sera créé et offert.
  3. Cliquez sur Créer.
  4. S'affiche alors le schéma du processus, que vous devez configurer.
Configurer le processus de prospection

Le processus de prospection présente la séquence d'actions possibles et comporte les étapes suivantes :

  • Lien d'inscription - Permet d'ouvrir la page du formulaire afin de tester le processus.
  • Formulaire de prospection - Page qui permet de recueillir des informations sur les personnes qui souhaitent faire certaines actions spécifiques sur vos sites Web (téléchargement, demande d'infos, de prix ou de démo, etc.). Ces informations seront alors intégrés dans Dialog Insight et serviront à leur envoyer des communications.
  • Confirmation - Page confirmant que le formulaire de prospection a été rempli et envoyé.
  • Message au contact - Courriel de confirmation envoyé au contact. De plus, si l'action demandée n'a pas été exécutée suite à l'envoi du formulaire, vous pourriez insérer dans ce message, par exemple, le lien vers le document à télécharger. Et peut-être même offrir à la personne si elle veut s'abonner à vos communications. Il s'agit là d'une bonne occasion d'établir une relation avec vos prospects.
  • Message à l'administrateur - Message envoyé à l'administrateur avec les informations du contact venant de remplir le formulaire.
Configurer le formulaire de prospection

Un modèle de formulaire vous est offert afin d'en accélérer la création. Ce modèle vient avec des champs et des textes par défaut. Vous devez toutefois personnaliser le formulaire selon vos besoins, et y ajouter notamment votre logo ou votre image de marque, le nom et la description ainsi que toutes autres informations nécessaires. Si vous souhaitez demander d'autres informations, la modification et l'ajout de champs de saisie d'informations se fait à la page Configuration du formulaire.

Ouvrir le formulaire de prospection
  1. Cliquez sur l'image du formulaire .
    Le modèle du formulaire s'ouvre dans l'éditeur de message en mode Glisser-Déposer.
  2. Il convient alors de l'adapter à vos besoins spécifiques, en ajoutant, modifiant ou supprimant des éléments de contenu et des textes.
Définir les zones de contenu du formulaire

Le formulaire par défaut vient en général avec un espace pour y insérer une bannière, un court texte de présentation du formulaire, les champs composant la clé unique qui permet d'identifier la personne dans la projet et souvent une option de reconnaissance de personne.

  1. Pour ajouter une nouvelle zone, sélectionnez-la dans la section des zones disponibles et faites-la glisser jusque dans la section désirée.
  2. Pour supprimer une zone de contenu du formulaire, il faut simplement cliquer sur l'icône d'édition  qui y est associée.
Description des zones de contenu
IcôneNomDescription et utilisation
 Options du formulaire
**Cette zone fait partie du modèle de formulaire par défaut et NE PEUT PAS ÊTRE SUPPRIMÉE; on peut toutefois en modifier le contenu.
On y présente les champs de saisie qui permettent de capturer des informations sur les personnes désirant effectuer l'action. Certains champs sont déjà inclus dans le modèle du formulaire, notamment ceux qui composent la clé unique du projet. Ces champs ne peuvent être modifiées car ils servent à identifier les personnes en tant que contact dans l'application Dialog Insight.
 Comment faire
  1. Pour modifier la taille des étiquettes et des zones de saisie, ou encore pour modifier le texte du bouton ou utiliser une image, cliquez sur l'icône d'édition  dans le coin supérieur droit.

    Vous pourrez alors inscrire la largeur désirée et modifier le texte du bouton ou sélectionnez une image à utiliser comme bouton au lieu de texte.
BannièreCette zone permet d'ajouter une image dans le formulaire. En général, on s'en sert pour insérer le logo de l'entreprise ou une image représentative du formulaire de prospection.
 Comment faire

Pour modifier, ajouter ou supprimer
  • Pour modifier une zone de contenu déjà présente, double-cliquez dans cette zone ou placez le curseur dans le coin supérieur droit de la zoneet cliquez sur l'icône d'édition dans le coin supérieur droit.
  • Pour ajouter une nouvelle zone, sélectionnez-en une parmi celles disponibles dans le menu de gauche et faites-la glisser dans le formulaire, à l'endroit désiré.
  • Pour supprimer une zone, placez le curseur dans le coin supérieur droit de celle-ci et cliquez sur l'icône de suppression .
Pour choisir une image


  • Pour ajouter une image, choisissez une image parmi celles figurant sous la section Images et faites la glisser jusque dans le bloc de votre choix, dans le message (ou formulaire).
  •  Pour remplacer une image, double-cliquez dans le bloc contenant l'image ou placez le curseur dans le coin supérieur droit de la zone et cliquez sur l'icône d'édition . Cliquez ensuite sur l'icône  figurant à côté du nom de l'image pour ouvrir le sélecteur d'image. Sélectionnez la nouvelle image et cliquez sur Sélectionner.
  • Vous pouvez également choisir une nouvelle image, qui n'est pas encore hébergée, en cliquant sur Téléverser une image.
    1. Dans le sélecteur d'images, cliquez sur Téléverser dans la bibliothèque ou Téléverser de votre ordinateur pour ouvrir votre explorateur de fichiers.
    2. Naviguez jusqu'à l'emplacement de l'image en question et sélectionnez-la.
      ** Les images au format PNG, GIF et JPG sont à privilégier.
    3. Sélectionnez l'image et cliquez sur Ajouter.
    4. Assurez-vous que les dimensions de l'image soient adéquates. Au besoin, vous pourrez modifier votre image avant de l'insérer dans le message (ou le formulaire) en cliquant sur l'icône d'édition . S'ouvrira alors un éditeur d'image vous permettant de redimensionner ou recadrer votre image, ou de lui apporter toute autre modification nécessaire.
    5. Si vous avez apporté des changements, n'oubliez pas de les enregistrer.
    6. Si vous avez beaucoup d'images et avez créé des catégories pour les regrouper, sélectionnez dans la liste Catégorie celle dans laquelle vous voulez placer votre nouvelle image, le cas échéant.
    7. De retour dans l'éditeur de message, sélectionnez votre image et faites la glisser à l'endroit désiré dans le message.


Pour définir les propriétés de l'image
  • Cliquez sur l'icône d'édition  qui figure dans la barre du haut de la zone.
Propriétés de l'image
  
Image (URL)Tapez l'URL de l'image ou encore sélectionnez-en une dans le sélecteur de fichiers en cliquant sur l'icône d'édition .
Pour effectuer des retouches à l'image, soit pour en modifier la taille, la couleur, l'orientation, ou autre, cliquez sur l'icône d'édition  pour ouvrir l'éditeur d'image.
Texte alternatifTexte utilisé en remplacement d'une image. Ce texte est affiché lorsque l'image ne peut s'afficher ou encore pour des besoins d'accessibilité pour les personnes touchées par une invalidité ou incapacité.
Bloc HTMLCette zone permet d'ajouter du texte dans le formulaire. Elle sert en général à y entrer des informations diverses sur l'action à exécuter, ou même pour y fournir des précisions sur le fait de demander des informations.
La saisie se fait dans un éditeur de texte et offre les fonctions standards d'édition. Vous pouvez même y insérer des images, liens, tableaux, etc.
 Comment faire
  1. Une fois la zone déposée dans le formulaire, cliquez sur l'icône d'édition  ou double-cliquez dans l'élément pour ouvrir l'éditeur de texte.
  2. Dans l'éditeur, tapez ou collez votre texte, appliquez-y le format désiré et ajoutez les options de votre choix (un lien, des paramètres de personnalisation, une image, etc.).
  3. Une fois l'édition du texte terminée, cliquez sur Sauvegarder.
TitreCette zone est utilisée pour saisir une seule ligne de texte, qui est généralement insérée dans l'en-tête afin d'être automatiquement répliquée au formulaire et aux pages. Mais au besoin, vous pouvez aussi l'insérer dans un bloc HTML, dans le pied de page ou encore dans une section spécifique à un seul document.
 Comment faire
  1. Dans la zone Titre, cliquez sur l'icône d'édition  .
    1. Dans la fenêtre Titre, précisez le nom de votre formulaire, ou entrez tout autre texte d'une ligne.
Sous-titreCette zone sert à insérer un texte préformaté, de taille plus petite que le titre, qui est généralement inséré dans l'en-tête afin d'être automatiquement répliqué au formulaire et aux pages. Vous pouvez aussi l'insérer dans un bloc HTML au besoin.
 Comment faire
  1. Dans l'élément Sous-titre, cliquez sur l'icône d'édition .
    1. Dans la fenêtre Sous-titre, entrez le texte désiré. Vous pouvez entrer n'importe quel texte que vous voulez voir répété sur les formulaires et les pages d'information.
Définir les champs à utiliser dans le formulaire

Une fois la disposition du formulaire définie, il convient de décider des informations que vous souhaitez recueillir sur les personnes qui désirent effectuer une action.

Cette définition se fait via la page Configuration du formulaire. Cette page liste tous les champs du projet qui font partie du formulaire. Vous pouvez ajouter, éditer et même supprimer des champs, ainsi qu'ajouter, éditer et supprimer des sections pour regrouper ces champs.

Préciser la méthode de mise à jour des contacts

Comme les informations fournies lors de l'inscription peuvent différencier de celles déjà contenues dans Dialog Insight lorsque LE CONTACT EXISTE DÉJÀ DANS L'APPLICATION, il est important de préciser comment vous souhaitez que soient traitées ces informations.

Pour préciser si le profil du contact existant doit être mis à jour avec les informations d'inscription, trois options sont offertes :

Option de mise à jourDescription
Compléter le profilSeules les nouvelles données fournies dans le formulaire de prospection seront ajoutées au profil. Ainsi, si un numéro de téléphone existe déjà dans le profil du contact et qu'un numéro de téléphone est fourni lors dans le formulaire, celui-ci ne sera pas enregistré dans le profil et ne remplacera pas celui déjà fourni.
Mettre à jour le profilToutes les données fournies dans le formulaire de prospection seront inscrites dans le profil. Par conséquent, si un numéro de téléphone est fourni dans le formulaire, il remplacera celui figurant dans le profil s'il y en avait un, ou sera ajouté s'il n'y en avait pas.
Ignorer les modificationsLes données fournies dans le formulaire de prospection ne seront pas inscrites dans le profil du contact existant, mais les nouveaux contacts eux sont ajoutés.
Activer le processus d'authentification

Si vous voulez vous assurer que la personne qui remplir le formulaire est bel et bien une véritable personne, et non un robot, il est préférable d'activer l'option reCAPTCHA pour qu'une question de validation soit ajoutée dans le formulaire.

Si le formulaire s'affiche sous un domaine autre que ofsys.com, vous devrez au préalable enregistrer le domaine utilisé sur reCAPTCHA pour pouvoir connaître vos clés publique et privée.

Pour enregistrer votre site ou domaine sur reCAPTCHA, allez sur https://www.google.com/recaptcha/admin#list et suivez les directives présentées à l'écran. Une fois l'enregistrement effectué, reCAPTCHA vous donnera une clé publique et une clé privée, que vous devrez préciser dans Dialog Insight.

Pour activer l'option d'authentification

  1. Cochez l'option Utiliser Google Recaptcha.
  2. Cliquez sur le lien Gérer mes clés.
  3. Choisir votre domaine, s'il a déjà été configuré. Autrement, cliquez sur Ajouter une clé pour y ajouter le nom de domaine du site ou de la page affichant le formulaire d'inscription et précisez la clé publique et la clé privée assignées par reCAPTCHA lors de l'enregistrement.
Voir un aperçu du formulaire avant sa publication

Avant de publier le formulaire, vous voudrez valider que celui-ci s'affiche tel que vous le voulez.

  1. Retournez à la page d'édition du processus.
  2. Dans le schéma, cliquez sur l'icône du lien d'inscription .

IMPORTANT - Attention de NE PAS UTILISER l'adresse qui s'affiche dans la barre d'adresse lorsque la page de l'aperçu du formulaire s'affiche; cette adresse N'EST PAS LE LIEN à insérer dans votre message ou sur votre site pour ouvrir le formulaire d'inscription. IL S'AGIT UNIQUEMENT D'UNE PAGE TEST.
Le véritable lien donnant accès au formulaire d'inscription n'est disponible qu'une fois le formulaire publié et figure sous le bouton Dépublier.

Pour ouvrir un des documents du processus

Le formulaire de prospection ainsi que la page de confirmation et les messages facultatifs peuvent tous être ouverts depuis le schéma du processus, en cliquant sur l'icône associée.

Il est également possible de configurer tous les documents d'un coup, une fois l'éditeur ouvert, en accédant aux diverses étapes du processus via l'onglet Propriétés de l'éditeur. Cette façon de faire est plus rapide puisqu'elle vous évite de retourner à l'affichage du processus pour chaque document à configurer.

Personnaliser les messages

Le processus de prospection offre en option la possibilité d'envoyer deux messages de confirmation, dont un est destiné à la personne qui a rempli le formulaire, et l'autre, à la personne responsable à l'interne de la gestion des données. Seul le texte du message de confirmation envoyé au participant est éditable; celui destiné à l'administrateur est prédéfini et non éditable.

MessageDescriptionÀ ne pas oublier
Message au contactMessage envoyé à la personne ayant rempli le formulaire de prospection.
À faire pour chaque langue offerte pour remplir le formulaire :
  • Objet du message
  • Nom et courriel de l'expéditeur
Message à l'administrateurMessage envoyé à l'administrateur pour l'aviser de l'ajout ou de la modification d'un contact dans la base de données.
Ce message est défini par défaut et ne peut être modifié.
Vous devez toutefois préciser le ou les administrateurs en cliquant sur l'icône  qui figure juste à côté de l'icône du message. Vous pouvez avoir un seul administrateur, ou plusieurs, selon vos besoins.
Pour ajouter un nouvel administrateur, cliquez sur Ajouter et faites votre sélection parmi la liste des utilisateurs.
  • Objet du message
  • Nom et courriel de l'expéditeur
  • Sélection des personnes auxquelles envoyer l'avis d'inscription
  • Le texte du message n'est pas éditable.

La création des messages en lien avec un formulaire se fait de la même façon que pour tout autre message dans l'application Dialog Insight. Pour savoir comment faire, reportez-vous à la rubrique Créer un message en mode Glisser-Déposer (Drag-and-Drop). Quelques options supplémentaires sont toutefois offertes:

  • La section Formulaire de requête, qui liste tous les documents utilisés dans la processus, à savoir le formulaire d'inscription, les pages d'information/confirmation ainsi que les messages.
  • La section Message, qui liste les différentes versions du message en cours.
  • La section Couleurs, qui permet de définir les couleurs par défaut du texte, des titres et des arrière-plans des pages d'information.
Valider que toutes les étapes du processus de prospection soient complétées

Pour pouvoir publier, il faut que le processus de prospection soit complet et sans erreur. Pour vous aider dans cette validation, des indicateurs peuvent s'afficher dans le schéma du processus pour vous en indiquer la source. De plus, si tous les éléments requis ne sont pas complétés adéquatement, le bouton Publier ne sera pas actif et vous ne pourrez donc pas publier et mettre en ligne .

Pour vérifier si des éléments sont incomplets ou erronés, cochez les options Éléments incomplets et Erreurs pour voir les éléments associés identifiés par un indicateur d'erreur ou d'avertissement.

Pour savoir quelle partie de l'élément est manquante ou erronée, cliquez sur l'élément en question pour l'ouvrir dans l'éditeur et allez à la page Révision pour voir les messages d'erreur ou d'avertissement.

Publier le formulaire
  1. Une fois tous les éléments complets et sans erreur, cliquez sur Publier.

Une fois publié, le formulaire s'affiche dans la liste des formulaires en ligne, d'où vous pourrez le consulter, l'éditer au besoin et même le dupliquer.

Insérer le lien du formulaire de prospection à l'endroit désiré

Lorsque tout le processus de prospection est configuré et à votre goût, il ne vous reste plus qu'à insérer le lien vers ce formulaire dans la page du site qui permet d'effectuer une action et qui requiert que la personne remplisse le formulaire avant de pouvoir y avoir accès (téléchargement, demande, etc.)

Si le formulaire est offert en plusieurs langues, vous aurez un lien différent pour chaque langue.

Ces liens s'affichent uniquement lorsque le formulaire est publié, et figurent juste sous le bouton Dépublier.