Pourquoi faire un export automatisé ?

Bien qu'il soit possible d'exporter une liste de contacts ou les résultats sur les contacts de façon individuelle et quand vous en avez besoin, il peut s'avérer utile d'exporter votre liste de contacts de manière récurrente et automatisée, notamment si vous voulez vous assurer de toujours synchroniser les données enregistrées dans Dialog Insight avec les données de vos autres systèmes. Un exemple courant est d'exporter les données relatives aux désabonnements enregistrées dans Dialog Insight afin d'appliquer ces modifications dans d'autres systèmes, de sorte qu'aucun autre message ne soit envoyé aux contacts désabonnés, peu importe la provenance.

Préparation nécessaire

La configuration et l'exécution d'un export automatisé nécessite une certaine préparation :

  • avoir un site FTP pour y déposer les données exportées
  • configurer le fichier qui recevra les données
  • idéalement, nommer une personne à contacter en cas d'erreur
Chemin d'accès
> Configuration > Imports / Exports

Comment faire

  1. Dans la page présentant les fonctions d'import et export, sélectionnez Exports automatisés.
  2. Dans la liste des exports existants, cliquez sur Créer un export automatisé.
  3. Donnez-lui un nom et cliquez sur Créer.
  4. Une fois dans la page d'édition, vous aurez à définir toutes les informations nécessaires à l'export.
    Les informations sont réparties sur plusieurs pages :
Page Configuration

Cette page regroupe pratiquement toutes les informations sur l'export, à savoir, les paramètres de base, la destination de l'export, les différentes options de traitement et l'horaire des exports.

  1. Dans la section Paramètres, le nom de l'export sera déjà inscrit, mais vous pouvez le changer au besoin.

    C'est dans cette section aussi que vous pouvez entrer une description de l'export, si nécessaire , et voir l'état de l'export.
  2. Dans la section Destination de l'export, sélectionnez le serveur FTP sur lequel vous voulez exporter les données, ainsi que le chemin d'accès complet au fichier à partir de la racine du serveur de fichier. (Ex : /dossier/fichier.csv).
  3. Si le serveur en question n'est pas dans la liste, c'est qu'il n'est pas encore défini. Vous devrez alors le configurer au préalable. Reportez-vous à la rubrique Configurer un serveur FTP pour savoir comment faire.
  4. Il convient ensuite de préciser comment sera produit le fichier ainsi que l'algorithme de hachage des champs obscurcis.
  5. Commencez par indiquer si le fichier de destination inclut un en-tête, afin qu'aucune donnée n'y soit copiée.
    *Il faut savoir que les colonnes sont exportées dans l'ordre d'affichage des tables exportées, qui est configurable, et pourrait donc changer dans le temps. Aussi, si vous excluez cet en-tête (ou ne traitez pas dynamiquement l'ordre des colonnes), toute modification à l'ordre des colonnes dans le fichier pourrait mener à un échec de votre processus de traitement ou à une corruption des données.
  6. Si vous voulez que le fichier exporté soit compressé et/ou encrypté, il faut préciser le type de compression et/ou les clés d'encryptage, selon le cas, pour que les données puissent être lues et exportées correctement.
  7. Dans cette même section, précisez aussi si vous voulez ajouter des options de transmission de fichier. En transmettant le fichier en 2 étapes, vous vous assurez que le fichier sera exporté au complet puisque le système produit 2 fichiers d'export et les compare pour s'assurer que tout est transmis. La transmission d'un fichier de confirmation ajoute un fichier qui renferme des informations sur l'export. Ce fichier renfermera les informations que vous aurez indiquées et sera placé à l'endroit défini dans la page de configuration de ce fichier.
    • Cette page s'affiche lorsque vous avez coché l'option de transmission d'un fichier de confirmation ET que vous avez enregistré les paramètres.
  8. Vient ensuite la définition de l'horaire de l'export, où il faut préciser la fréquence et l'heure souhaitées des exports.
  9. Une fois toutes les sections relatives à la configuration complétées, cliquez sur Sauvegarder, et passez à la page suivante pour faire l'assignation des champs.
Page Contenu de l'export

Cette page est celle où il faut indiquer ce qu'on veut exporter, préciser quel type d'export, choisir les champs du projet à exporter et indiquer ceux que vous voulez coder par obscurcissement.

  1. Dans cette section, commencez par indiquer ce que vous voulez exporter - les contacts d'un projet, les données d'une table relationnelle ou les résultats d'une requête.
    • Notez que vous pouvez exporter seulement les contacts du projet dans lequel vous êtes, et non ceux d'un autre projet.
    • Si vous exportez les données d'une table relationnelle, ou les résultats d'une requête, vous aurez à préciser celle-ci.
    • Pour les requêtes, les critères de filtrage ainsi que la liste des champs à exporter doivent être définis directement dans la requête.
  2. Si vous exportez les contacts, vous aurez à préciser si vous les exportez tous ou seulement ceux d'un groupe défini, ou encore si vous voulez exporter des contacts précis qui répondent à des critères spécifiques.
  3. Si vous exportez des contacts ou des données du table relationnelle, vous devez choisir les champs à exporter. Au besoin, vous pouvez cliquer sur l'icône  pour appliquer un obscurcissement de la donnée, ou pour l'enlever. Par défaut, tous les champs sont exportés, mais vous pouvez choisir uniquement ceux qui vous intéressent.

Page Alertes

Cette page permet de choisir les utilisateurs à aviser lorsque l'export automatisé échoue ou réussit, selon les options choisies.

Page Historique

Cette page présente toutes les exécutions de l'export, avec le nom du fichier exporté, son statut ainsi que la taille du fichier.

Plusieurs fonctions sont possibles depuis cette page :

  • Voir - Pour afficher les détails d'un export spécifique - sa définition, son résultat et la séquence de traitement.
  • Réessayer - Pour refaire un export spécifique, avec l'état du fichier à ce moment précis. Cette exécution n'affecte pas l'horaire normal des exports automatisés.
  • Ignorer - Pour retirer une ligne de la liste, notamment pour limiter le nombre d'exécutions dans la liste d'historique.
  • Lancer maintenant - Pour lancer une nouvelle exécution de l' export à la date et à l'heure actuelle; ici, il n'est pas nécessaire de choisir une exécution en particulier car l'exécution se fait selon l'état du fichier au moment du lancement.