Une activité est un processus d'acquisition de nouveaux contacts ou de données supplémentaires pour les contacts déjà acquis. Le processus de gestion des activités centralise toutes les étapes reliées à l'organisation d'une activité, allant de la création du formulaire d'inscription aux rapports de présence, en passant par la création du message de confirmation et des différentes pages d'information à afficher liées à l'inscription. Le processus est configuré par défaut. Il ne reste qu'à ajuster certains éléments.
Chemin d'accès : Acquisitions → Activités |
Étape 1 : Générer le processus
Suivez le chemin d'accès et cliquez sur Créer une activité. Indiquez les infos demandées :
Assurez-vous de choisir le bon fuseau horaire!
**Si vous souhaitez proposer le formulaire d'inscription à l'événement en plusieurs langues, il est important de le préciser ici, à cette étape initiale, car une fois l'événement créé, vous ne pourrez plus modifier les langues.
Vous pouvez ensuite préciser d'autres informations comme la capacité maximale de participants et la période d'inscription :
*Lorsqu'une capacité maximale est définie, la période d'inscription prendra fin lorsque soit la date de fin, soit le nombre maximal de participants est atteint.
Étape 2: Éditer le formulaire
Cliquez sur le crayon pour éditer le formulaire d'inscription :
Un modèle de formulaire vous est offert afin d'en accélérer la création. Ce modèle vient avec des champs et des textes par défaut. Vous devez toutefois adapter le contenu et le visuel du formulaire pour que cela corresponde à votre objectif. Si vous souhaitez changer les champs du formulaire, vous devez le faire dans la page Configuration du formulaire (voir l'étape 3 pour plus de détails).
Assurez-vous d'éditer le contenu de la version anglaise si votre formulaire est bilingue :
☑ Entête et pied de page
Vous pouvez ajouter du contenu dans l'entête et dans le pied de page (votre logo, un texte explicatif, un titre, vos coordonnées). Vous devez d'abord ajouter un bloc Structure dans lequel vous glisserez un bloc Contenu. Les modifications à l'entête et au pied de page s'appliquent à toutes les pages du processus.
☑ Configurations globales (styles globaux)
Vous pouvez modifier les styles pour l'ensemble des étapes du processus. Toutefois, si des styles sont appliqués à un élément spécifique, ce style prévaudra dans cet élément.
| Section | Description |
|---|---|
| Contenu | Styles applicables aux textes et aux liens, dont la police de caractères, la taille, la couleur, le poids, etc. |
| Pages | Styles applicables à l'ensemble de la page, dont l'espacement du haut, la couleur et l'image de fond. |
| Options avancées | CSS et favicon |
☑ Styles du formulaire
Dans la section principale du formulaire, modifiez la couleur, les largeurs et les éléments principaux (champs, bouton, textes).
☑ Ajout de contenu
Le modèle de formulaire vient avec une seule colonne qui englobe des sections prédéfinies pour l'entête, le formulaire et le pied de page. Vous pouvez ajouter une zone en glissant un bloc structure (colonnes) dans lequel vous glisserez un ou des blocs de contenu. Il s'agit du même fonctionnement que l'éditeur de courriel. Les éléments de contenu disponibles peuvent être insérés dans n'importe quelle section du formulaire, à l'exception du formulaire en tant que tel (les champs). Nous verrons comment modifier les champs ou en ajouter à la prochaine étape.
| Texte |
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| Image | Élément qui permet d'ajouter une image dans le formulaire ou dans une page. On peut s'en servir notamment dans l'entête pour insérer le logo de l'entreprise ou une image représentative. En plus de pouvoir ajouter une image, on peut en définir la largeur, le texte alternatif à afficher lorsque les images ne peuvent pas s'afficher, et au besoin un lien de redirection, soit la page qu'on veut ouvrir en cliquant sur l'image. Vous pouvez également choisir une nouvelle image, qui n'est pas encore hébergée, en cliquant sur Téléverser une image. Si vous avez beaucoup d'images et avez créé des catégories pour les regrouper, sélectionnez dans la liste Catégorie celle dans laquelle vous voulez placer votre nouvelle image, le cas échéant.
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| Séparateur | Élément qui ajoute une ligne horizontale, qui sert surtout à séparer des sections. Propriétés du séparateur
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| Bouton | Élément qui ajoute un bouton d'action, qui dirige le visiteur vers une action ou page définie.
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| Formulaire | Élément qui affiche les champs de saisie qui permettent de capturer des informations sur les prospects. Certains champs sont déjà inclus dans le modèle du formulaire, notamment ceux qui composent la clé unique du projet. Ces champs ne peuvent être modifiés, car ils servent à identifier les personnes en tant que contact dans Dialog Insight. ** Il ne peut y avoir qu'un seul élément de saisie par formulaire. | ||||||||||||
| Suivi médias sociaux | Élément qui permet d'ajouter des liens vers vos pages de médias sociaux (icônes et liens respectifs). Les images représentatives des diverses applications sont déjà fournies et ne peuvent pas être modifiées. Vous pouvez toutefois choisir celles à afficher, ainsi que le texte et le lien.
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pour ouvrir l'éditeur d'image.Étape 3 : Configurer les champs
☑ Mode mise à jour du contact
Dans la section Configuration du formulaire, sous l'onglet Mise à jour du profil, choisissez le mode de mise à jour des données sur le contact. Comme les informations fournies peuvent différer de celles déjà contenues dans Dialog Insight lorsque le contact existe déjà dans votre liste de contacts, il est important de préciser comment vous souhaitez que soient traitées ces informations. Lorsque la personne qui remplit le formulaire d'inscription existe déjà comme contact dans le projet, il faut préciser comment seront intégrées les données fournies.
☑ Champs par défaut
Dans la section Configuration du formulaire, vous pouvez modifier les champs affichés dans le modèle de base. D'abord, vérifiez si ces champs par défaut vous conviennent. Vous pouvez ajouter des champs selon les données que vous voulez collecter. Vous pouvez retirer les champs dont vous n'avez pas besoin. Notez qu'il n'est pas possible de supprimer les champs composant la clé unique, car ces données permettent d'identifier les contacts dans Dialog Insight. Les données entrées dans un champ du formulaire seront ajoutées à un champ de projet. 
Si vous avez modifié un champ dans un formulaire qui est déjà en ligne, vous devrez mettre à jour le processus pour que les changements soient appliqués.
| Champ | Description |
|---|---|
| Section | Par défaut, le formulaire comporte une seule section. Si vous avez créé une autre section, vous aurez le choix pour l'emplacement du champ. |
| Champ | Nom du champ sélectionné. Il peut s'agir d'un champ du projet ou encore d'un champ spécifique au formulaire. |
| Étiquette | Nom du champ tel qu'il doit figurer dans le formulaire. Si plusieurs langues sont offertes, il faudra préciser une étiquette pour chaque langue. **Attention - Si une étiquette n'est pas fournie pour une langue donnée, c'est l'étiquette dans la langue par défaut qui sera utilisée. |
| Source | Source de la valeur à saisir dans le champ.
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| Type | Disponible uniquement lorsque la valeur du champ provient du formulaire. Champ permettant de définir le type de valeur qu'il est possible de saisir dans le champ. Toute donnée entrée dans un champ ne correspondant pas au type spécifié pour le champ peut occasionner une erreur. Les types de champs possibles sont :
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| Requis | *Disponible uniquement lorsque la valeur du champ provient du formulaire. Case à cocher indiquant si le champ est requis ou non lors de l'inscription. Lorsqu'un champ est requis, il présente une icône à cet effet, soit  .Un champ requis ajoute une règle qui interdit l'ajout d'un contact dans la base de données sans donnée valide pour ce champ. Par contre, si une valeur par défaut a été définie pour le champ requis, le contact pourra quand même être ajouté. Par conséquent, si un champ requis n'a pas de valeur par défaut, il sera impossible d'ajouter le contact. |
| Multi-ligne | Champ dont la valeur est présentée sous forme de zone de texte sur plusieurs lignes. Le nombre de caractères pouvant être saisi dépend de la longueur maximale définie, le cas échéant. |
| Longueur maximum | Disponible uniquement lorsque la valeur du champ provient du formulaire. Longueur du champ en nombre de caractères, lorsqu'il s'agit d'un champ texte. |
| Valeur par défaut | Disponible uniquement lorsque la valeur du champ provient du formulaire. Valeur par défaut à attribuer à un champ REQUIS lorsqu'aucune valeur n'est fournie. Si une valeur par défaut a été définie pour un champ requis, le contact pourra être ajouté même s'il n'a pas fourni de donnée. |
☑ Disposition des étiquettes de champs
Sous l'onglet Options du formulaire, définissez où doivent s'afficher les étiquettes de champ par rapport à la zone de saisie, soit à gauche, au-dessus ou à l'intérieur de la zone de saisie du champ.
☑ Processus d'authentification
Si vous voulez vous assurer que la personne qui remplit le formulaire est bel et bien une véritable personne, et non un robot, il est préférable d'activer l'option reCAPTCHA pour ajouter une question de validation dans le formulaire.
Si le formulaire s'affiche sous un domaine autre que ofsys.com, vous devrez au préalable enregistrer le domaine utilisé sur reCAPTCHA pour pouvoir connaître vos clés publique et privée. Pour enregistrer votre site ou domaine sur reCAPTCHA, allez sur https://www.google.com/recaptcha/admin#list et suivez les directives présentées à l'écran. Une fois l'enregistrement effectué, reCAPTCHA vous donnera une clé publique et une clé privée, que vous devrez préciser dans Dialog Insight :
- Sous l'onglet Configuration du formulaire, cochez l'option Utiliser Google Recaptcha.
- Cliquez sur le lien Gérer mes clés.
- Choisissez votre domaine, s'il a déjà été configuré. Autrement, cliquez sur Ajouter une clé pour y ajouter le nom de domaine du site ou de la page affichant le formulaire d'inscription et précisez la clé publique et la clé privée assignées par reCAPTCHA lors de l'enregistrement.
Étape 4 : Éditer les pages d'erreur
Des pages de redirection sont déjà configurées pour les différents cas d'erreur. Vous pouvez modifier le message dans les pages (pour chaque langue). 
Si ce n'est déjà fait, éditez les styles globaux (voir l'étape 2). Les styles globaux s'appliquent à toutes les pages.
| Accès invalide | Page qui s'affiche lorsqu'il y a eu une erreur d'accès au formulaire, pour cause de mauvaise connexion par exemple, ou encore parce que le message d'invitation à l'activité, avec le lien vers le formulaire, a été envoyé, mais l'activité n'a pas encore été mise en ligne, ou encore que le lien a mal été copié dans le navigateur. Dans ce cas, il faut conseiller au visiteur d'essayer de nouveau un peu plus tard. |
| Inscription non commencée | Page qui s'affiche lorsque la période d'inscription n'a pas encore débuté mais que le lien vers le formulaire est déjà en ligne, donc accessible. Ici, il convient d'inviter le visiteur à revenir plus tard pour s'inscrire et peut-être, de préciser la date du début des inscriptions, ou encore de mettre l'activité hors ligne. |
| Inscription terminée | Page qui s'affiche lorsque la période d'inscription est terminée et que les inscriptions ne sont plus acceptées. |
| Inscription fermée | Page qui s'affiche lorsque les inscriptions ne sont plus possibles, car le nombre maximal de participants est atteint. |
Étape 5 : Configurer la séquence de confirmation
La séquence de confirmation contient différents messages et pages de redirection à configurer (la plupart sont facultatifs) :
***Peut être activé, optionnel.
Si ce n'est déjà fait, éditez les styles globaux (voir l'étape 2). Les styles globaux s'appliquent à toutes les pages.
Inscription réussie
Page informant la personne que son inscription est réussie et a été enregistrée. Vous pouvez modifier le texte au besoin.
Obtenir le fichier
Fichier iCalendar, qui peut être envoyé par courriel au contact après l'inscription. La séquence Message d'inscription doit être activée. Vous pouvez y ajouter des informations comme un lien de connexion. Un fichier iCalendar permet d'ajouter un événement dans un agenda (par exemple, Outlook).
Messages de confirmation
Le processus d'activité offre en option la possibilité d'envoyer deux messages de confirmation, dont un est destiné à la personne qui s'est inscrite à l'activité, et l'autre, à la personne responsable à l'interne de la gestion des données. Seul le texte du message de confirmation envoyé au participant est éditable. Le courriel destiné à l'administrateur est prédéfini et non éditable.
| Avis d'inscription | Message envoyé à l'administrateur pour l'aviser de l'inscription d'une personne. Vous pouvez avoir un seul destinataire, ou plusieurs, selon vos besoins. Pour ajouter un nouveau destinataire, cliquez sur Ajouter et faites votre sélection parmi la liste des utilisateurs. L'administrateur reçoit des données sur les champs remplis dans le formulaire. | Ne pas oublier :
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| Message d'inscription | Message envoyé à la personne s'étant inscrite pour lui confirmer son inscription. Un lien d'annulation est offert au cas où la personne voudrait changer d'idée ou que finalement, elle ne peut plus y participer. En annulant ainsi, une place se libérera pour une autre personne. De plus, si l'option Demander une confirmation a été activée, le message inclura aussi un lien pour que la personne puisse confirmer officiellement son inscription. Ce message contient des boutons avec des liens déjà configurés (Confirmation, Annulation et iCalendar). | À faire pour chaque langue d'inscription :
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Lien de confirmation et d'annulation
Un lien de confirmation et un lien d'annulation sont configurés et intégrés dans le message de confirmation s'ils sont activés. Le lien de confirmation peut rediriger vers une page de confirmation réussie ou une page de confirmation refusée. Le lien d'annulation redirige vers une page d'annulation reçue. Ces pages contiennent déjà des textes, mais vous pourriez modifier ces textes au besoin.
| Annulation reçue | Page qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle décide finalement d'annuler son inscription. Cette page confirme que la demande d'annulation a été reçue et enregistrée. |
| Confirmation réussie | Page qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle confirme son inscription. Cette page confirme que la confirmation a été reçue et enregistrée. |
| Confirmation refusée | Page qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle ait confirmé son inscription, mais malheureusement, le nombre maximal de participants est atteint. |
Étape 6 : Publier le formulaire
Avant de publier, vérifiez le rendu visuel en cliquant sur Aperçu en haut à droite de l'éditeur du formulaire. Une fois tous les éléments complets et sans erreur, cliquez sur Publier dans la page d'édition du processus (en haut à droite).
Étape 7 : Intégrer le formulaire
Vous pourrez insérer le lien donnant accès au formulaire d'inscription où bon vous semble, dans un message ou sur votre site Web par exemple. Vous pourriez aussi inclure le lien dans un intercepteur.