Il existe deux méthodes pour obtenir les consentements :

  • Instaurer un centre de consentement - Voir Créer un centre de consentement
    Cette approche est beaucoup plus rapide et facile à mettre en place.
  • Chercher dans votre base de données les contacts pour lesquels vous n'avez pas ce consentement et faire une campagne de consentement exclusivement pour ces contacts.

Vous trouverez ci-après la procédure à suivre pour obtenir une confirmation de consentement auprès des contacts que vous avez déjà dans votre base de données, sans l'activation d'un centre de consentement. Il faut savoir que cette procédure est temporaire et que vous devrez par la suite modifier vos procédures d'abonnement afin de vous assurer d'avoir une preuve de ce consentement (date et source comprises) en tout temps.

La procédure décrite ci-après comporte plusieurs étapes, qu'il est conseillé d'exécuter dans l'ordre indiqué.

Comment faire

Étape 1 - Créer les nouveaux champs destinés à recueillir les preuves de consentement

Les nouveaux champs créés serviront à inscrire la date et la source du consentement des contacts qui seront ciblés par votre campagne de confirmation de consentement, soit ceux qui ont été ajoutés manuellement dans la plateforme Dialog Insight ou qui ont été importés depuis un fichier externe. Pour les autres contacts, vous devez également remplir ces nouveaux champs en exportant et réimportant des données pour que tous les contacts utilisent les mêmes champs.

  1. Créez le champ pour indiquer que le consentement est requis.
    Ce champ qui sera utilisé plus tard pour cibler uniquement les contacts pour lesquels vous souhaitez récupérer leur consentement car vous ne l'avez pas.
    1. > Configuration > Projet.
    2. Cliquez sur le lien Ajouter un champ.
      Dans la fenêtre Nouveau champ, préciser un code (Consent_requis), une étiquette (Consentement requis), une description et une section au besoin (il est conseillé de mettre les nouveaux champs dans une section spécifique aux préférences). Vous devez aussi choisir le format Vrai / Faux dans ce cas-ci cas seulement 2 options sont possibles, soit que le consentement est requis ou pas (parce que vous avez déjà obtenu le consentement dans le passé). La valeur par défaut ici doit être Faux et le format de saisie conseillé est Case à cocher. Le champ sera automatiquement défini comme requis, ce qui est normal pour tous les champs Vrai/Faux.
    3. Cliquez sur Ajouter.
  2. Créez le champ pour la date de consentement.

    Cette date correspondra à la date à laquelle le contact confirmera son abonnement à une ou plusieurs de vos communications.

    1. > Configuration > Champs du projet
    2. Cliquez sur le lien Ajouter un champ.
      Dans la fenêtre Nouveau champ, préciser un code (Date_consentement), une étiquette (Date de consentement), une description et une section au besoin (il est conseillé de mettre les nouveaux champs dans une section spécifique aux préférences). Vous devez aussi choisir le format Date et heure.
    3. Cliquez sur Ajouter.
  3. Créez le champ pour la source du consentement.
    Cette source indiquera si le consentement s'est fait via un formulaire d'abonnement ou par courriel par exemple.
    1. > Configuration > Projet
    2. Cliquez sur le lien Ajouter un champ.
    3. Dans la fenêtre Nouveau champ, préciser un code (Source_consentement), une étiquette (Source du consentement) et au besoin, une description et une section (il est conseillé de mettre les nouveaux champs dans une section spécifique aux préférences).
    4. Vous devez aussi choisir le format Texte illimité, de sorte à pouvoir y saisir n'importe quel texte.
    5. Si vous avez choisi de présenter les sources sous forme de liste déroulante, ajoutez les choix possibles en cliquant sur Ajouter un choix.
    6. Dans la fenêtre du même nom, entrez une valeur (Consent_courriel - pour votre campagnes de consentements) et une étiquette (Consentement par courriel) et cliquez sur Appliquer.
    7. Procédez de la même façon pour créer une autre source pour les contacts pour lesquels vous avez déjà un consentement en précisant une valeur (Form_abonne) et une étiquette (Formulaire d'abonnement). Ajoutez d'autres choix si vous avez d'autres sources d'abonnement que vous souhaitez pouvoir identifier comme preuve.
    8. Cliquez sur Ajouter.
  4. Créez de nouveaux champs de communications.
    Vous devez créer de nouveaux champs car les anciens champs d'abonnement ont pu être cochés manuellement ou par import. Ces champs deviendront les nouveaux champs de communications, utilisés par tous les contacts.
    1. > Configuration > Projet
    2. Pour chaque communication, créez-en une (ex. C-28 pour le Canada ou RGPD pour l'Europe).
      Prenons comme exemple que nous avons les communications suivantes : Bulletin 1et Bulletin 2.
    3. Créez de nouveaux champs similaires en leur ajoutant un identifiant particulier, par exemple _C28. Pour le faire rapidement, dupliquez ces champs un à un en prenant soin d'ajoute le suffixe _C28 au Code et l'Étiquette de chaque champ, vous vous assurez ainsi de conserver les autres paramètres du champ (format, format de saisie, etc.). Pour dupliquer un champ, cliquez une fois sur ce champ et ensuite sur le bouton Dupliquer, qui figure dans le bas de la page des champs du projet.

      Une fois tous les champs d'abonnement dupliqués et renommés, vous devriez avoir une liste de champs qui ressemble à celle-ci :
    4. À cette liste, il faut aussi ajouter un champ d'abonnement global qui servira à indiquer que vous avez reçu ce consentement des contacts auxquels vous voulez envoyer un message pour confirmer leur consentement.
      Ce champ pourrait, par exemple, s'appeler Abonnement global. Il doit s'agir d'un champ Vrai/Faux avec une valeur par défaut définie à Faux.


Étape 2 - Cibler les contacts dont vous avez déjà le consentement et indiquer la source du consentement

Vous allez donc chercher les contacts qui sont abonnés à vos communications ET qui ont été créés via un formulaire d'abonnement.

  1.   > Contacts > Recherche
  2. Dans la section Profil, repérez les champs d'abonnement (en général il y aura un champ pour chaque communication que vous envoyez) et sélectionnez la valeur Vrai pour tous ces champs.
  3. Vous devez également cibler uniquement les contacts qui sont actifs, soit que le Statut d'envoi = Actif.
  4. Si vous ne les voyez pas, cliquez sur Modifier les champs pour voir tous les autres champs disponibles et les sélectionner et cliquez sur Appliquer.

  5.   Dans la section Autres variables, cochez l'option Options avancées.
  6. Cochez ensuite l'option Information administrative (date et source d'inscription).
  7. Et ensuite, sélectionnez les options de Création des contacts via Formulaire Web.

Voici à quoi doit ressembler vos critères de recherche :

  1. Cliquez sur Rechercher.
  2. Une fois la liste de ces contacts affichés, défiler jusqu'au bas de la page et cliquez sur Exporter.
  3. Dans la fenêtre Options du format de l'export, choisissez d'exporter toutes les données, d'inclure les champs administratifs ainsi que le format Excel approprié.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Ouvrez le fichier d'export.
  6. Repérez la colonne correspondant au champ que vous avez créé pour la source du consentement (f_Source_consentement), et insérez pour tous les contacts la valeur Formulaires Web. Vous devez également insérer la date du consentement, dans le champ f_Date_consentement.
  7. Assurez-vous d'enregistrer vos modifications.


Étape 3 - Importer les nouvelles valeurs des contacts dont vous avez le consentement dans Dialog Insight

Vous voulez mettre à jour le profil de ces contacts en ajoutant la date et la source de consentement dans les nouveaux champs prévus à cet effet, que vous avez créés à l'étape précédente. Comme vous avez le consentement de ces contacts, vous voulez indiquer qu'ils sont abonnés à vos nouvelles communications (soit les communications que vous avez dupliquées et renommées).

  1.   > Contacts > Import
  2. Dans la section Nouvel import, sélectionnez Importer dans le projet courant.
  3. Ensuite, vous devez sélectionner le fichier Excel que vous avez modifié en cochant l'option À partir d'un fichier et en sélectionnant le fichier en question.
  4. Comme type d'import, il est important de choisir Mise à jour car vous voulez mettre à jour uniquement les données de certains champs; les autres champs resteront comme avant.
  5. Cliquez sur Continuer.
  6. Procédez à l'assignation des champs, c'est-à-dire de faire concorder les colonnes du ficher aux bons champs dans le projet. Vous voulez vous assurez ici d'importer la source du consentement, que vous avez insérée manuellement dans le fichier Excel (soit Formulaire Web), d'inscrire la date de création du contact (par formulaire Web) DANS la date de consentement et aussi d'indiquer que ces contacts sont abonnés aux nouvelles communications. Voici l'assignation à effectuer :
  7.                  
    Colonne du fichier
    Votre projet
    dtCreated
    Date de consentement
    f_Source_consentement
    Source du consentement
    f_Bulletin1
    Bulletin 1 - C28
    f_Bulletin2
    Bulletin 2 - C28
    Tous les champs faisant partie de la clé unique. Dans la colonne du fichier, il s'agit du code.
    Tous les champs faisant partie de la clé unique. Il est ESSENTIEL d'avoir ces infos pour pouvoir identifier à qui appartiennent les données Dans le projet, c'est l'étiquette du champ qui est affichée, et non le code, comme dans le fichier Excel.
  8. Une fois tous les champs assignés, cliquez sur Continuer.
  9. Une fois l'assignation terminés, vérifiez le nombre de contacts mis à jour; ce nombre devrait correspondre au nombre de contacts dont vous avez déjà le consentement.
  10. Cliquez sur Approuver si tout est correct. Autrement, vous pouvez refaire l'assignation en cliquant sur Ré-assigner les colonnes.
  11. Une fenêtre de confirmation de la migration des données s'affichera.
  12. Vous pouvez voir la liste des contacts dont le profil a été modifié en cliquant sur Consulter, et afficher la fiche d'un contact en particulier pour vérifier que les champs assignés ont bel et bien été mis à jour comme convenu.


Étape 4 - Cibler les contacts dont vous devez obtenir un consentement

En principe, vous avez une preuve de consentement pour les contacts qui se sont abonnés via un formulaire d'abonnement. Par contre, vous en avez rarement pour ceux que vous avez ajoutés manuellement ou qui ont été ajoutés via un import. Vous ciblerez donc ces contacts. Vous voulez rechercher ces contacts afin de mettre à jour le nouveau champ Consentement requis à Vrai

  1. Faites une recherche des contacts.
    1.   > Contacts > Recherche
    2.   Dans la section Autres variables, cochez l'option Options avancées.
    3. Cochez ensuite l'option Information administrative (date et source d'inscription).
    4. Et ensuite, sélectionnez les options de Création des contacts via Import et Un utilisateur Dialog Insight.
    5. Cliquez sur Rechercher.
  2. Les résultats de la recherche afficheront une liste de tous les contacts créés manuellement ou importés dans l'application Dialog Insight. Ces contacts sont ceux auxquels vous voulez envoyer un message de confirmation d'abonnement pour avoir une preuve de consentement.

  3. Indiquez que le consentement est requis pour ces contacts.
    1. Faites défiler la liste de contacts jusqu'au bas de la page et cliquez sur Mises à jour multiples.
    2. Assurez-vous de cocher la case Appliquer à tous les contacts recherchés.
    3. Choisissez le champ que vous venez de créer, soit Consentement requis.
    4. Choisissez la valeur Vrai, pour avoir uniquement un groupe comprenant uniquement les contacts pour lesquels un consentement est requis.
    5. Cliquez sur Appliquer.
  4. Le profil de tous les contacts ciblés par la recherche affichera désormais une coche dans le champ Consentement requis.


Étape 5 - Créer un groupe de tous les contacts desquels vous voulez obtenir le consentement

  1. > Contacts > Groupes
  2. Cliquez sur Créer un groupe.
  3. Dans la fenêtreCréation d'un groupe :
    • Donnez un nom à votre groupe (Consentement requis), et ce pour toutes les langues disponibles.
    • Si vous avez beaucoup de groupes et désirez les regrouper, assignez-lui une catégorie.
    • Cliquez sur Créer.
  4. Dans la fenêtre d'édition d'un groupe :
    • Allez à la section Clauses pour y définir les critères permettant de cibler les contacts recherchés.
    • Cliquez sur Ajouter un critère (Et)
  5. Dans la fenêtre d'édition d'un critère :
    • Dans la section des critères relatifs au contact, allez à la section Profil.
    • Sélectionnez le champ que vous avez créé pour indiquer qu'un consentement est requis, soit dans notre exemple Consentement requis.
    • Sélectionnez l'opérateur Vrai.
    • Cliquez sur Ajouter.
  6. Vous verrez alors dans la section Calcul le nombre de contacts ciblés et éligibles; ces contacts sont ceux auxquels vous voulez envoyer un message pour leur demander de confirmer leur consentement. Les contacts non éligibles sont ceux qui sont inactifs, pour diverses raisons (quarantaine, désactivé, en erreur...) et ne peuvent donc pas recevoir de messages. Au besoin, vous pouvez voir la liste de ces contacts en cliquant sur la loupe.

Vous avez donc désormais un groupe comprenant tous les contacts auxquels vous devez envoyer un message de confirmation de consentement.


Étape 6 - Créer le lien opérationnel à insérer dans le message de consentement

Avant de créer le message à envoyer aux contacts dont on cherche à récupérer le consentement, il faut créer le lien opérationnel qui permettra de mettre à jour les abonnements dans le profil du contact quand celui-ci cliquera sur le lien lui permettant de confirmer son abonnement à vos communications. Lors de la création du lien opérationnel, il faut indiquer les champs qui doivent être mis à jour dans le profil lorsque le contact consent à s'abonner à vos communications.

  1.   > Configuration > Messages >Liens opérationnels
  2. Dans la page listant tous les liens opérationnels du projet, cliquez sur Créer un lien.
  3. Dans la page Nouveau lien opérationnel, attribuez un nom à votre nouveau lien et précisez-en l'URL. Cette adresse correspond à la page Web qui présentera une page qui s'affichera au contact pour le remercier d'avoir consenti à s'abonner à vos communications. Il peut s'agir d'une simple page de remerciement que vous aurez au préalable créé sur votre site Web.
    En voici un exemple :
  4. Cliquez sur Sauvegarder.
  5. Dans la fenêtre d'édition du lien, vous devez préciser les actions qui seront exécutées lorsque le contact cliquera sur le lien de confirmation de consentement figurant dans le message. Vous voulez les mises à jour suivantes :
    • que le champ de consentement global soit coché, soit Vrai. (Vrai = 1, Faux = 0).
    • que le champ de la date de consentement comprenne une date, par exemple, le 1er juillet 2014, en format 2014.07.01.
      ***Pour connaître la date exacte du clic, reportez-vous au profil du contact pour voir l'historique des messages envoyés ainsi que la date d'ouverture et de clic.
    • que le champ de la source du consentement indique que le consentement a été obtenu via un message courriel - vous pouvez choisir d'entrer le nom du message en question ou encore Message de consentement C28 par exemple.


Étape 7 - Créer le message à envoyer

Il s'agit du message que vous enverrez aux contacts dont vous souhaitez obtenir le consentement et qui inclura le lien opérationnel créé à l'étape précédente. Si vous en avez déjà créé un, il suffit de le sélectionner et d'y ajouter le lien opérationnel. Autrement, il faut le créer comme suit :

  1.   > Messages > Courriel
  2. Dans la fenêtre de création d'un message, sous l'onglet Nouveau, précisez les propriétés du message.
  3. Une fois les propriétés définies, cliquez sur Préparer le contenu pour les enregistrer et ouvrir l'éditeur de message.
  4. Dans le volet central de l'éditeur, vous devez d'abord préciser l'objet du message ainsi que les coordonnées de l'expéditeur. Au besoin, vous pouvez personnaliser ces éléments et y ajouter des variables en cliquant sur l'icône
  5. Ensuite, choisissez l'éditeur de votre choix, soit HTML ou WYSIWYG.
  6. Au besoin, cochez l'option Version alternative texte si vous voulez permettre aux destinataires qui ont cette préférence de recevoir le message dans ce format.
  7. Dans le volet central de l'éditeur, tapez le texte du message.
  8. Insérez le lien opérationnel que vous avez créé plus haut, comme suit :

    1. Positionnez le curseur dans le message à l'endroit où vous souhaitez insérer le lien.
    2. Sous la section Librairie de liens, sélectionnez le type de lien et tapez le nom du lien et l'étiquette que vous souhaitez lui attribuer et voir dans le message.
    3. Cliquez sur le bouton Insérer.
  9. Procédez de la même façon pour insérer un lien de désabonnement, qui est obligatoire pour tous les messages.
  10. Une fois le texte du message terminé et les liens insérés, assurez-vous d'enregistrer vos données.
  11. Le message est prêt à être envoyer. Pour ce faire, allez à l'onglet Envoi et sélectionnez le groupe que vous avez créé, qui contient les contacts qui ont été créés manuellement ou par import et auxquels vous voulez envoyer le message de confirmation de consentement pour C-28. Le nom du groupe de notre exemple est Consentement requis.
  12. Définissez le moment de l'envoi dans la section Planification.
  13. Cliquez sur Préparer l'envoi.
  14. Ensuite, si tous les points de vérification sont satisfaits, cliquez sur Confirmer et préparer l'envoi.
  15. Il ne manque que l'approbation. Cliquez sur Approuver.

Si vous désirez connaître le détail de chaque étape de création d'un message, reportez-vous à la rubrique d'aide en ligne intitulée Créer un message HTML


Et après ?

  • Si vous utilisez un formulaire d'abonnement, vous devrez le faire modifier afin que les champs soient mis à jour en fonction des nouveaux champs de communications que vous avez créés (par exemple - Bulletin C28 remplacera Bulletin).
  • Faire un rappel de confirmation de consentement en ciblant cette fois, parmi les contacts que vous avez déjà identifiés dans votre groupe Consentement requis, ceux qui n'ont pas de date de consentement. Vous savez que les contacts dont ce champ est vide sont ceux qui n'ont pas cliqué sur le lien de confirmation de consentement dans votre premier message. Il suffira donc de créer un nouveau groupe qui inclut les contacts dont le champ Consentement requis est à Vrai et que le champ Date de consentement est vide.