Pourquoi faire un import automatisé ?

L'automatisation des imports est extrêmement utile lorsque vous importez des contacts régulièrement dans l'application Dialog Insight, car elle vous assure des imports constants et une liste de contacts toujours à jour.  

Par exemple, si vous comptez importer chaque jour dans l'application tous les nouveaux contacts qui ont été enregistrés dans votre CMS, la configuration d'un import automatisé facilitera grandement vos opérations.

Préparation nécessaire

La configuration et l'exécution d'un import automatisé nécessite une certaine préparation :

  • avoir un site FTP pour y prendre les fichiers à importer
  • préparer le fichier à importer pour que les données du fichier s'importent dans les bons champs du projet
  • idéalement, nommer une personne à contacter en cas d'erreur
Chemin d'accès
> Configuration > Imports / Exports

Comment faire

  1. Dans la page présentant les fonctions d'import et d'export, sélectionnez Imports automatisés.
  2. Dans la liste des imports existants, cliquez sur Créer un import automatisé.
  3. Nommez votre import et précisez où vous voulez importer les données, soit dans le projet courant, ou dans une table relationnelle. Si vous importez les données dans une table relationnelle, vous devez choisir la table en question dans la liste déroulante de cette option.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Une fois dans la page d'édition, vous aurez à définir toutes les informations nécessaires à l'import.
    Les informations sont réparties sur plusieurs pages :
Page Configuration

Cette page regroupe pratiquement toutes les informations sur l'import, à savoir, les paramètres de base, quel fichier importé et où il se trouve, les différentes options de traitement, l'horaire des imports, ainsi que comment gérer les erreurs.

  1. Dans la section Paramètres, le nom de l'import sera déjà inscrit, mais vous pouvez le changer au besoin.

    C'est dans cette section aussi que vous pouvez entrer une description de l'import, à titre informatif, et surtout, le type d'import à appliquer, selon que vous voulez mettre à jour les contacts ou seulement en ajouter. Les choix d'import sont les suivants :
    Normal
    Les enregistrements existants seront mis à jour, et les nouveaux enregistrements seront ajoutés.
    Ajout seulement
    Les nouveaux enregistrements seront ajoutés, et les enregistrements existants seront ignorés.
    Mise à jour seulement
    Les enregistrements existants seront mis à jour, et les nouveaux enregistrements seront ignorés.
    Remplacement complet
    Cet import effectuera d'abord un import normal. Une fois la migration des données complétées, tous les contacts qui n'ont pas été affectés par l'import seront désactivés. Au final, seuls les contacts qui étaient inclus dans le fichier persisteront en tant que contacts actifs. À utiliser avec soin, et exclusivement lors de l'import d'une liste complète des contacts.
  2. Dans la section Fichier à importer, il faut sélectionner le serveur FTP sur lequel vous allez chercher le fichier à importer. Si le serveur en question n'est pas dans la liste, c'est qu'il n'est pas encore défini. Vous devrez alors le configurer au préalable. Reportez-vous à la rubrique Configurer un serveur FTP pour savoir comment faire.


  3. Il est important de préciser si on veut importer un seul fichier précis, ou encore les nouveaux fichiers qui figurent dans un dossier spécifique, et aussi de préciser le chemin d'accès du fichier ou du dossier, selon le cas.
  4. Si votre import doit s'exécuter chaque semaine, par exemple, et qu'un nouveau fichier est à importer chaque semaine, vous voudrez sans doute être informé si jamais le fichier n'existait pas à l'endroit défini. Si c'est le cas, cochez cette option pour que cela génère une erreur. Et si vous voulez recevoir une alerte, assurez-vous de choisir un utilisateur pour recevoir celles-ci, dans la page Alertes.
  5. Il convient ensuite de préciser comment sera traité le fichier.
  6. Si le fichier à importer est encrypté ou compressé, il est important d'en préciser les clés d'encryptage ou le type de compression, selon le cas, pour que les données du fichier d'import puissent être lues et importées correctement.
  7. Vous devez également indiquer le format du fichier, soit le type de fichier Excel, ainsi que l'encodage et le séparateur utilisé si le fichier est en format CSV.
  8. Vient ensuite la définition de l'horaire de traitement, où il faut préciser la fréquence et l'heure des imports, ainsi qu'une date à laquelle doivent s'arrêter les imports, s'ils doivent prendre fin.
  9. Pour terminer cette configuration, il faut indiquer quelles situations peuvent engendrer des erreurs lors de la lecture du fichier ou lorsque le fichier est copié de votre serveur à celui de Dialog Insight. Dans l'une ou l'autre des situations, l'import sera mis en échec et interrompu. Si vous voulez qu'une alerte soit envoyée à un utilisateur, n'oubliez pas de l'indiquer à la page Alertes.
  10. Une fois toutes les sections relatives à la configuration complétées, cliquez sur Sauvegarder, et passez à la page suivante pour faire l'assignation des champs.
Page Assignation des champs

Cette page est celle où il faut indiquer quelle donnée du fichier sera importée dans quel champ du projet, et comment. Deux types d'assignation sont possibles - dynamique ou via un format de fichier fixe.

  1. Commencez par choisir le type d'assignation.
  2. Si vous souhaitez ajouter des valeurs à des champs, même lorsque le fichier à importer n'en contient pas, cochez cette option dans la section Ajouter des valeurs fixes.

  3. Allez à la page Valeurs fixes pour définir les valeurs fixes que vous souhaitez attribuer.
    • L'attribution d'une valeur fixe à un champ permet de s'assurer de toujours avoir un contenu pour un champ donné du projet ou de la table relationnelle, même si le fichier source ne contient pas cette valeur. Par exemple, si le projet comporte un champ pour la langue et que cette donnée ne figure pas dans le fichier source, on pourrait vouloir attribuer la valeur Français au champ Langue si on sait que tous les contacts qui seront importés parlent français.

    • L'assignation de valeurs fixes doit se faire AVANT de compléter l'assignation puisqu'une fois l'assignation terminée, le système nous amène directement à la validation de l'import.

  4. Dans la champ Attribuer une valeur fixe au champ suivant figurera tous les champs du projet ou de la table relationnelle qui n'ont pas été assignés.
    1. Sélectionnez le champ auquel vous désirez attribuer une valeur fixe.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Saisissez la valeur fixe que vous désirez voir figurer, pour TOUS les contacts importés, dans le champ en question.
  5. Une fois que vous avez attribué une valeur fixe aux champs désirés, cliquez sur Sauvegarder.
Page Alertes

Cette page permet de choisir les utilisateurs à aviser lorsque l'import automatisé échoue ou réussit, selon les options choisies.

Page Historique

Cette page présente toutes les exécutions de l'import, avec le nom du fichier importé, le statut de l'import ainsi que le nombre d'erreurs, d'ajouts ou de modifications de contacts qui ont été effectués par cet import.

Plusieurs fonctions sont possibles depuis cette page :

  • Voir - Pour afficher les détails d'un import spécifique - sa définition, son résultat et la séquence de traitement.
  • Réessayer - Pour refaire un import spécifique, avec l'état du fichier à ce moment précis. Cette exécution n'affecte pas l'horaire normal des imports automatisés.
  • Ignorer - Pour retirer une ligne de la liste, notamment pour limiter le nombre d'exécutions dans la liste d'historique.
  • Lancer maintenant - Pour lancer une nouvelle exécution de l' import à la date et à l'heure actuelle; ici, il n'est pas nécessaire de choisir une exécution en particulier car l'exécution se fait selon l'état du fichier au moment du lancement.