La procédure d'importation de données dans une table relationnelle est similaire à l'importation de données depuis un fichier externe, à l'exception que les données ne sont pas importées dans le projet mais dans une table distincte, qui est toutefois associée au projet.

 Pré-requis
Pour pouvoir importer des données dans une table relationnelle, il faut nécessairement que le projet courant comporte au moins une table relationnelle. Autrement, aucune option de destination de l'import ne sera offerte (soit importer dans une table relationnelle ou dans un projet).
Le ficher à importer doit être en format Excel (.xls ou .xlsx) ou en format CSV (données séparées par des virgules(.csv)) Le taille du fichier doit être de 50 Mo maximum. Le fichier peut être compressé en format ZIP (non verrouillé par mot de passe et ne contenant qu'un seul fichier).
Chemin d'accès > Contacts > Import

 Comment faire

Définir l'import
  1. Dans la fenêtre Nouvel import, définissez votre import :
    1. Dans la section Source, cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier qui contient les contacts à importer (Fichier .xls, .csv ou .zip).
    2. Dans la section Destination, indiquez où vous souhaitez importer le contenu du fichier:
      • dans la liste des contacts
      • dans une table relationnelle, que vous devez choisir advenant le cas. Si le projet comporte au moins une table relationnelle, un choix de tables sera offert. S'il n'y a pas de table relationnelle, ce choix ne sera tout simplement pas offert.
    3. Dans la section Type d'import, cochez la façon dont les contacts à importer doivent s'intégrer dans la table relationnelle.
    4. Au besoin, d'autres options d'import sont offertes si vous affichez les options d'import avancées, en cliquant sur cette option dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
      • Dans la section Source, vous aurez aussi l'option d'importer les contacts d'un autre projet.
      • Dans la section Type d'import, vous aurez aussi la possibilité d'effectuer en mode de remplacement. ATTENTION - Ce type d'import supprime tous les contacts existants dans la base de données par ceux du fichier à importer.
  2. Cliquez sur Continuer.
Procéder à l'assignation des champs

L'assignation des champs consiste à faire concorder les données figurant dans le fichier source aux données dans le fichier cible, soit les champs d'une table relationnelle.

Par défaut, le mode simplifié d'assignation des champs vous est présenté, mais il y a deux modes différents. Si les options du mode simplifié ne correspondent pas à vos besoins, plus complexes, basculez simplement au mode avancé via la zone de sélection du mode.

Si vous basculez vers le mode avancé et enregistrez votre assignation, cet import sera dès lors toujours affiché en mode avancé.

Assignation en mode simplifié

L'en-tête de la zone d'assignation affiche le type d'import ainsi que la destination de l'import.

  1. Si vous avez déjà fait d'autres importations de contacts depuis le même fichier source, que vous souhaitez importer les mêmes données dans le même ordre, et que vous en avez sauvegardé le format lors d'un import précédent, vous pourrez sélectionner ce format sous Appliquer le format de fichier suivant afin que les champs soient préalablement assignés.
  2. Ensuite il faut faire concorder les données à importer aux champs de la table relationnelle.
En-tête Affiche la première ligne du fichier à importer, qui correspond en général à l'en-tête des colonnes du fichier.
Échantillons Montre une valeur du fichier pour la colonne en question.
Importer dans Présente des listes déroulantes permettant de sélectionner le champ de la table relationnelle dans lequel vous souhaitez importer la donnée du fichier externe.
  1. Pour chaque donnée du fichier que vous souhaitez importer, sélectionnez le champ de la table relationnelle dans lequel importer la donnée.
    Vous n'êtes pas obligés d'assigner toutes les données du fichier, mais il est obligatoire d'assigner une donnée à tous les champs requis de la table relationnelle.
  2. Cochez la case Conserver ce format pour le réutiliser dans un import futur si vous souhaitez enregistrer cette assignation pour un usage ultérieur. Si tel est le cas, vous aurez à fournir un nom à ce format.
  3. Cliquez sur Continuer.
Assignation en mode avancé

La partie supérieure de la fenêtre confirme la source et la destination de l'import ainsi que le type d'importation dont il est question.

  1. Si vous avez déjà fait d'autres importations de contacts depuis le même fichier source, que vous souhaitez importer les mêmes données dans le même ordre, et que vous en avez sauvegardé le format lors d'un import précédent, vous pourrez sélectionner ce format sous Appliquer le format de fichier suivant afin que les champs soient préalablement assignés.
  2. Vous pouvez également entrer une description de l'importation sous Décrivez le fichier que vous importez. Notez que ces informations ne sont affichées qu'à titre informatif lors de l'affichage d'une importation déjà effectuée.
    **Lorsque le projet comporte des champs d'abonnement, cette description est obligatoire.
  3. Sous l'onglet Assignation, faites concorder les données à importer aux champs de la table relationnelle.
    1. Dans la zone de gauche, qui correspond aux contacts de votre fichier source, sélectionnez une première colonne à assigner.
    2. Dans la zone de droite, qui correspond aux champs disponibles dans la table relationnelle, sélectionnez le champ dans lequel vous souhaitez importer la donnée sélectionnée dans la zone de gauche.
    3. Appliquez l'assignation en double-cliquant sur le champ de la zone de droite ou sur .
      Le champ s'affichera alors dans la 2e colonne de la zone de gauche, sous l'en-tête Colonne du fichier.
    4. Répétez les 3 étapes précédentes pour chaque donnée à assigner.
  4. Pour que l'assignation puisse être complétée, il est impératif que des valeurs soient assignées aux champs de la table relationnelle qui compose la clé unique () et ceux qui sont requis (), ainsi qu'aux dates des champs d'abonnement, le cas échéant. les autres valeurs du fichier source ne sont pas obligatoires.
    De plus, vous devez assigner un champ à chaque donnée que vous souhaitez importer dans la table relationnelle. Si une valeur à importer ne comporte pas de champ associé dans la table relationnelle, vous pouvez le créer en cliquant sur l'option Ajouter un champ. Voir Définir les champs d'un projet.

  5. Cliquez sur le signe - ou + du champ Afficher le contenu de cette ligne pour afficher les valeurs du fichier source qui figure à la ligne indiquée. Comme il peut arriver que l'en-tête d'une colonne du fichier source ne soit pas explicite (code d'identification par exemple), cet affichage permet de valider que les valeurs correspondent bien aux champs assignés. Par exemple, en affichant la ligne 3, vous verrez toutes les données figurant sur la 3e ligne du fichier source, pour toutes les colonnes. Ainsi, si le fichier source comporte 4 colonnes, voici ce que donnerait l'affichage du contenu :
idContact 123456
f_Code_Postal G1L 2G5
f_Prenom Michel
f_NomDeFamille Talbot
  1. Dans le champ Nombre de lignes d’entêtes qui ne seront pas importées, précisez le nombre de ligne d'en-têtes que comporte le fichier source, afin que ces lignes ne soient pas importées comme valeurs.
  2. Cochez la case (missing or bad snippet) si vous souhaitez enregistrer cette assignation pour un usage ultérieur. Si tel est le cas, vous aurez à fournir un nom à ce format.
  3. Une fois l'assignation des champs complétée, si vous voulez procéder à l'attribution de valeurs fixes ou encore prévisualiser le résultat de l'import, il est important de le faire AVANT de cliquer sur Continuer puisqu'une fois l'assignation complétée, il n'est pas possible de revenir en arrière pour procéder à ces deux étapes optionnelles.
  4. Lorsque tous les paramètres de l'import sont définis, cliquez sur Continuer.
Attribuer une valeur fixe - Facultatif - Assignation avancée seulement

L'attribution d'une valeur fixe à un champ permet de s'assurer de toujours avoir un contenu pour un champ donné de la table relationnelle, même si le fichier source ne contient pas cette valeur. Par exemple, si le projet comporte un champ pour la langue et que cette donnée ne figure pas dans le fichier source, on pourrait vouloir attribuer la valeur Français au champ Langue si on sait que tous les contacts qui seront importés parlent français.

L'assignation de valeurs fixes doit se faire AVANT de compléter l'assignation puisqu'une fois l'assignation terminée, le système nous amène directement à la validation de l'import.

  1. Cliquez sur l'onglet Valeurs fixes.
  2. Dans la champ Attribuer une valeur fixe au champ suivant figurera tous les champs de la table relationnelle qui n'ont pas été assignés.
    1. Sélectionnez le champ auquel vous désirez attribuer une valeur fixe.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Saisissez la valeur fixe que vous désirez voir figurer pour TOUS les contacts importés pour le champ en question.
  3. Une fois que vous avez attribué une valeur aux champs désirés, il faut retourner sous l'onglet Assignation pour compléter l'assignation.
Prévisualiser le contenu du fichier source - Facultatif - Assignation avancée seulement

La prévisualisation permet de consulter un échantillon du contenu du fichier source, avec toutes ces colonnes. Il peut s'avérer utile de prévisualiser le contenu afin de s'assurer qu'on assigne les bonnes données aux bons champs de la table relationnelle.

  1. Cliquez sur l'onglet Prévisualisation.
  2. Une fois la prévisualisation terminée, retournez à l'onglet Assignation pour compléter l'assignation.
Valider l'assignation

Une fois l'assignation traitée, une analyse de celle-ci s'affiche dans la fenêtre d'approbation. On peut y voir le nombre de lignes lues, le nombre d'erreurs, le nombre de contacts ajoutés, mis à jour ou en double, ainsi que le nombre total d'enregistrements ignorés.

Selon le résultat de l'analyse, trois options vous sont offertes :

  • Si l'analyse ne présente aucune erreur d'assignation et que le nombre de lignes lues correspond au nombre de lignes dans le fichier source, vous pourrez procéder à l'import en cliquant sur Approuver pour procéder au traitement final de l'import.
  • Si l'analyse présente des erreurs, il est fort probable qu'il s'agisse d'une mauvaise assignation, vous voudrez alors cliquer sur Ré-assigner les colonnes pour rectifier l'assignation ou l'attribution de valeurs fixes. La fenêtre affiche le type d'erreur dont il est question dans la zone intitulée Répartition des erreurs selon le champ et le type d'erreur. Pour voir les lignes erronées, cliquez sur Erreurs.
    • Dans le cas d'une ré-assignation, il faut refaire complètement l'assignation, à moins que vous n'ayez enregistré le format de fichier et que vous le réutilisiez.
    • Dans le cas d'affichage des erreurs, il est possible d'exporter les lignes erronées dans un fichier Excel pour pouvoir ultérieurement faire les corrections nécessaires.
    •  Si l'analyse n'est toujours pas satisfaisante après la ré-assignation des champs du fichier source aux champs de la table relationnelle, il est alors préférable de rejeter l'import et de recommencer.
  • Si l'analyse présente des erreurs, des doublons, ou aucun contact à ajouter ou mis à jour, ou encore, si vous avez procédé à une ré-assignation sans succès, il se peut que vous ayez choisi le mauvais fichier source ou le mauvais type d'importation. Dans ce cas, cliquez sur Rejeter l'import pour annuler le traitement et recommencer la procédure d'import.
Réviser l'import

Une fois l'import complété et approuvé, la fenêtre de révision affiche diverses informations sur l'import effectué, telles que le type et la date de l'import, les résultats de l'import ainsi que la séquence de traitement. Depuis cette fenêtre, plusieurs options sont possibles :

  • Consulter - Cette fonction permet d'afficher la liste des données qui ont été ajoutées ou mises à jour. Cette option n'est offerte que quelques jours suivant l'import puisqu'elle donne accès aux données du fichier importé, qui ne peut être conservé trop longtemps sur les serveurs en raison de sa taille souvent importante.
  • Erreurs - Ce bouton permet d'afficher une liste des erreurs et de les exporter au besoin dans le but de les rectifier.