Qu'est-ce qu'un champ?
Dans l'application Dialog Insight, un champ sert à collecter et à stocker une information sur vos contacts comme son nom, son courriel, ses coordonnées, ses préférences, sa langue, etc. Vous renseignez les champs lors de l'ajout manuel ou l'import de contacts. Les champs que vous choisirez d'utiliser composeront le modèle de fiche contact. Même si on peut modifier les champs plus tard, il est préférable de bien les choisir dès le départ avant de préparer la liste et de commencer à ajouter des contacts à votre projet. Les champs étant contenus dans un projet, il faut d'abord créer un projet. Ajouter des champs est une des premières étapes de création d'un nouveau projet.
À propos des clés uniques et des champs requis
Chaque projet possède une clé unique, qui est constituée d'un ou de plusieurs champs. Normalement, vous aurez un seul champ défini comme clé unique, mais il est possible d'en avoir plus d'un, au besoin. La clé unique permet d'éviter les contacts en double dans votre base de données, et par conséquent, les envois en double à une même personne. Advenant l'existence en double d'un contact, le système conserve la première occurrence du contact dans le fichier importé et ignore les autres. C'est l'adresse courriel qui est le plus couramment utilisée en tant que clé unique, mais il est possible de choisir toute autre donnée, comme un numéro de client, ou une combinaison de plusieurs champs. Certains champs peuvent être définis comme requis, c'est-à-dire qu'ils seront obligatoires lors de l'ajout/import d'un contact. Attention de bien choisir les champs requis et la clé unique dès le départ, car il y a certaines contraintes de modification une fois le projet mis en ligne (lorsque la liste est préparée). 
Chemin d'accès : Projet → Gestion des données → Champs de projet |
Ajouter un champ au projet
Il existe deux options pour ajouter un champ : on peut choisir un champ prédéfini à partir de la librairie (vous pouvez le modifier par la suite au besoin) ou configurer un champ personnalisé.
À noter: Tout nouveau champ ajouté à un projet déjà en ligne (quand la liste est préparée) ne peut pas être défini comme un champ requis si vous avez déjà commencé à ajouter des contacts. Notez aussi qu'une fois le projet en ligne, vous ne pouvez plus ajouter ou retirer une clé unique.
Dans la liste des champs du projet, cliquez sur Ajouter un champ (sur la section à laquelle vous voulez ajouter le champ) :
Option 1: Ajouter un champ à partir de la librairie
Cliquez sur l'onglet Librairie pour afficher la liste de tous les champs prédéfinis. Les champs déjà inclus dans le projet sont cochés. Cochez le ou les champs à ajouter à votre projet :
**Notez qu'on ne peut pas supprimer des champs via cette fenêtre en décochant une case (voir Supprimer un champ du projet).
Option 2: Ajouter un champ personnalisé
Cliquez sur l'onglet Personnalisé, puis remplissez la fiche avec les informations demandées selon vos besoins :
| Format | Description |
|---|---|
| Texte | Longueur fixe - Format le plus couramment utilisé pour les champs dont la valeur contient du texte ET des chiffres. Lorsque ce format est sélectionné, il faut également préciser la longueur maximale du champ, sous Longueur. Adresse courriel - Format utilisé pour saisir uniquement une adresse courriel valide, respectant la syntaxe reconnue, telle que [email protected]. Couramment utilisée comme clé unique lors d'envoi de messages. Illimité - Format utilisé pour ajouter des zones de commentaires. |
| Numérique | Entier (1234) - Format permettant de restreindre la saisie à des chiffres entiers, c'est-à-dire sans aucun signe ou symbole (par exemple, sans point, virgule, signe de dollar, etc.) Décimal (12.34) - Format destiné à la saisie de chiffres avec décimales, 4 au maximum. Seul le point décimal est accepté comme séparateur, la virgule n'étant pas valide à ce titre dans l'application. |
| Date et heure | Format destiné à la saisie d'une date et d'une heure, selon le format AAAA.MM.JJ HH:MM:SS (2009.01.25 12:01:23 = 25 janvier 2009 à midi, 1 minute et 23 secondes). La saisie d'une heure n'est pas obligatoire; si elle n'est pas précisée, la valeur 00:00:00 sera automatiquement ajoutée. Utile par exemple pour un champ Date d'anniversaire, qui peut, entre autres, être utilisé pour envoyer automatiquement des cartes d'anniversaire aux contacts. |
| Vrai/Faux | Format réservé à un champ dont la réponse est Vrai ou Faux. Lorsque aucune réponse n'est fournie, la valeur Faux est attribuée par défaut. Utile pour créer rapidement des groupes. Par exemple, on pourrait créer un groupe de tous les contacts qui ont répondu par Vrai à une question posée dans un formulaire d'invitation. |
| Champ | Description | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Type Options Choix | Le type de saisie, ainsi que les options ou choix associés à chacun permettent de définir la façon dont s'afficheront les valeurs du champ, soit sous forme de zone de texte, de liste déroulante, de boutons radio ou encore de cases à cocher.
| ||||||||||
| Indice de saisie | Instruction donnée à l'utilisateur pour l'aider dans la saisie d'une valeur. Ce texte s'affiche en grisé dans la zone de la valeur lorsque celle-ci est sous forme de zone de texte ou de liste déroulante. Aucun indice ne peut être fourni pour un champ dont les valeurs sont présentées sous forme de cases à cocher ou de boutons radio. |
Modifier un champ du projet
Dans la liste des champs du projet, sélectionnez le champ à modifier et cliquez sur Éditer :
Si le projet est encore en cours de préparation et n'est pas encore en ligne, toutes les informations relatives à un champ peuvent être modifiées. Après avoir préparé la liste, certaines contraintes de modification s'appliquent désormais :
| Contraintes de modification après la mise en ligne du projet | ||
|---|---|---|
| Information à configurer | Modifiable | Remarques |
| Clé unique | X | |
| Requis | Ça dépend | Si l'entrée de ce champ est vide pour un ou plusieurs contacts existants, il est impossible de rendre ce champ requis (il faudra renseigner ce champ pour tous les contacts pour procéder au changement). À l'inverse, on peut rendre un champ non requis en tout temps. |
| Code | X | |
| Étiquette |  | |
| Description | | |
| Format | X | |
| Longueur (avec le format Texte) | Ça dépend | Sachez qu'il n'est pas possible de réduire la longueur en dessous de la longueur des entrées pour les champs de contacts existants (le système vous en empêchera). Par contre, la longueur peut être augmentée comme vous voulez. |
| Défaut | | Ce changement ne s'appliquera pas aux contacts déjà ajoutés. |
| Format de saisie (Type, Options, Indice de saisie) | | |
Pour les champs de langues ou pays, il peut être intéressant de leur appliquer une valeur standard pour convertir les valeurs hors-norme.
Supprimer un champ du projet
Supprimer un champ d'un projet élimine ce champ de la fiche des contacts, de même que les données associées dans la base de données. 
Notez que si l'icône
est grisé, cela indique que le champ ne peut être supprimé.
Champs ne pouvant JAMAIS être supprimés |
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Organiser les champs en sections
Les champs et les sections d'un projet peuvent être organisés comme bon vous semble. Vous pouvez répartir les champs sous diverses sections, pour mieux les retrouver et regrouper les informations similaires. Vous pouvez déplacer un champ d'une section à l'autre par simple glisser-déposer.
Les champs de la section Identification sont générés par défaut lors de la création d'un projet (la section peut être renommée). Voici quelques actions que l'on peut faire avec les sections :
Prochaine étape
Après l'ajout de champs, l'étape suivante dans le processus de création de projet est de définir la disponibilité des champs (c'est une étape optionnelle) s'il y en a que vous voulez cacher et d'autres mettre au premier plan. Il peut être pertinent de définir le fuseau horaire ainsi que les langues du projet (vous pouvez faire ces configurations plus tard). Vous pourriez maintenant cliquer sur Préparer la liste pour mettre en ligne votre projet et commencer à ajouter ou importer des contacts.