La création d'un tirage parmi les contacts d'un projet est utilisée lorsqu'on veut faire un tirage sans nécessairement passer par un concours. Dans ce cas, les participants au tirage sont choisis parmi les contacts d'un projet donné et n'ont pas besoin de s'inscrire au tirage puisque les critères de participation se trouvent dans les fiches de contacts (les champs du projet) ou dans une table relationnelle de données associées aux contacts.

La création d'un tirage comporte plusieurs étapes, qui peuvent être effectuées lors de la création initiale du tirage, en suivant les étapes proposées. Autrement, il est possible de créer le tirage en définissant ses paramètres et de définir par la suite les autres sections en éditant le tirage.

 Pré-requis Pour pouvoir faire un tirage, il faut que le module de tirages dans soit activé.
Comme il est essentiel qu'une langue soit associée au tirage, il est préférable de la définir avant de commencer la création du tirage (Configuration > Cultures); autrement, vous ne pourrez pas procéder à la définition des prix du tirage.
Chemin d'accès > Contacts > Tirage

 Comment faire

Définir les paramètres du tirage
  1. Dans la page listant les tirages existants, cliquez sur le lien Créer.
  2. Dans la fenêtre de paramètres qui s'ouvre, entrez un nom et une description (facultative) pour votre tirage.
  3. Ensuite, dans la liste Sélectionner à partir de la liste, sélectionnez le projet dans lequel vous voulez piger les participants au tirage.
  4. Cliquez sur Créer pour compléter la création et poursuivre la définition du tirage.
  5. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choisir les participants
  1. Si vous n'avez pas été amené à cette page automatiquement depuis l'étape précédente, cliquez sur l'onglet Participants.
  2. Dans la section Participants, vous devez déterminer quelle date doit être utilisée pour sélectionner les participants parmi les contacts du projet, soit depuis une des dates figurant dans la fiche du contact ou encore une date figurant dans une table relationnelle.
  3. Par la suite, sélectionnez la date désirée parmi celles proposées dans la liste du champ Date de participation; les dates affichées correspondent à la source choisie (fiche du contact ou enregistrement).
  4. Dans la section Admissibilité, il faut choisir si tous les contacts du projet sont des participants, ou encore si seulement les contacts de groupes définis.
    • Si vous voulez limiter le nombre de participants uniquement aux contacts d'un ou de plusieurs groupes spécifiques, choisissez l'option pertinente et cliquez sur Ajouter pour choisir les groupes en question, en les sélectionnant dans la liste des groupes disponibles et en les déplaçant dans la liste des groupes sélectionnés.
    • Il est également possible de choisir parmi les contacts d'un projet uniquement les participants qui répondent à des critères donnés, en ajoutant des clauses et des sous-clauses à satisfaire. Pour ce faire, définissez d'abord un premier critère en cliquant sur le bouton + clause. Dans la fenêtre d'ajout d'une clause, sélectionnez le champ dans lequel vous voulez rechercher une valeur, précisez l'opérateur (égal à, plus petit, contient, etc.) ainsi que la valeur recherchée, ou encore le champ dont la valeur est recherchée. Cliquez sur Ajouter. Au besoin, ajoutez une autre critère ou un sous-critère à un critère existant.
  5. De retour à la page principale de sélection des participants, vous pouvez valider le nombre de participants admissibles en cliquant sur Calculer.
  6. Dans la section Chances, il convient d'indiquer le nombre de chances que peut avoir chaque participant de gagner, à savoir une chance par participant ou un nombre de chances défini selon la valeur d'un champ donné.
    • Pour attribuer une seule chance par participant, il suffit de sélectionner cette option, qui est celle par défaut.
    • Si vous voulez définir le nombre de chances en fonction de la valeur d'un champ donné, cochez l'option correspondante et sélectionnez le champ en question. Seuls les champs du projet dont la valeur est un nombre entier s'affichent dans la liste déroulante.
    • Il est également possible de préciser un critère supplémentaire à satisfaire, lequel pourra annuler le nombre de participations possibles si le participant n'y répond pas. Exemple On peut avoir demandé à ce que les participants répondent à une question mathématique. Et dans ce cas, on veux annuler la chance d'un participant qui n'aurait pas répondu correctement à la question. Cette personne demeure donc un participant au tirage, mais sa ou ses chances de gagner sont annulées.
  7. La section Référencement sert à indiquer que vous voulez accorder une chance supplémentaire aux participants qui en réfèrent un autre.
    • Commencez par cocher l'option correspondante, afin de faire afficher les champs associés à cette option.
    • Vous devez ensuite choisir le champ du projet dans lequel est inscrit le numéro d'identification du contact qui a référé (le référent). Pour utiliser cette option, il est important qu'un champ ait été défini pour cet usage dans le projet.
  8. Une fois toutes les données relatives aux participants définies, cliquez sur Enregistrer.
  9. Si vous voulez voir la liste des participants, vous pouvez l'exporter en format Excel, en cliquant sur Exporter. Vous devrez alors préciser les champs à exporter et le format à utiliser. Cliquez sur Continuer pour procéder à l'exportation. Vous pourrez alors choisir d'ouvrir le fichier ou de l'enregistrer.
    Pour voir la liste de tous les participants, il faut absolument l'exporter.
  10. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Définir le ou les prix à gagner
  1. Si vous n'avez pas été amené à cette page automatiquement depuis l'étape précédente, cliquez sur l'onglet Prix.
  2. Si votre tirage comporte un prix unique, seulement utilisé pour le tirage en cours, choisissez l'option Prix unique. Il faut savoir que cette option s'utilise lorsqu'il n'y a qu'un seul prix, par exemple une paire de billets, par contre, on peut avoir plusieurs gagnants de ce prix, auquel cas on indiquera ce nombre dans le champ Quantité. Il faut aussi préciser le code du prix ainsi que son nom. Au besoin, vous pouvez entrer des données supplémentaires qui vous permettront de mieux identifier le prix, mais qui ne sont toutefois pas utilisées ailleurs dans l'application pour le moment (description, valeur du prix (en chiffre ou en texte) et image (soit son URL).
  3. Si votre tirage offre plusieurs prix différents, ou encore s'il offre un seul prix mais que vous souhaitez réutiliser ce prix pour un autre tirage, il convient de choisir l'option Ensemble de prix. Par exemple, si le tirage comporte un premier, un deuxième et un troisième prix qui sont tous différents.
    • Vous pouvez choisir un ensemble de prix parmi les ensembles existants.
    • Ou vous pouvez en créer un nouveau en cliquant sur Définir un ensemble de prix . En général, il est préférable de créer les ensembles de prix au préalable via l'option de configuration prévue pour cet effet, via > Contacts > Tirage > Configuration > Ensembles de prix.
      • Dans le cas d'un nouvel ensemble, commencez par définir les paramètres de l'ensemble, à savoir un code pour le groupe de prix, un nom et une description. Vous serez alors amené à la page de configuration des ensembles, et vous devrez revenir à la définition du tirage par la suite, sous l'onglet Prix, en passant par Tirages > Liste. Cliquez sur Créer.
      • Dans la fenêtre de création d'un prix, entrez un code pour le prix, une quantité (soit le nombre de participants pouvant gagner ce prix) et un nom. Exemple Le premier prix pourrait être un voyage autour du monde, et vous pourriez faire tirer 2 de ces voyages. Les autres champs sont facultatifs mais peuvent être utiles pour mieux définir le prix. Cliquez sur Créer pour enregistrer cette définition de prix.
      • Procédez de la même façon pour définir chaque prix de l'ensemble.
      • Une fois la configuration des prix et de l'ensemble de prix terminée, retournez à l'édition du tirage via Tirages > Liste.
  4. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Déterminer les gagnants
  1. Si vous n'avez pas été amené à cette page automatiquement depuis l'étape précédente, cliquez sur l'onglet Gagnants.
    Vous verrez dans cette page le nombre de participants, le nombre total de prix à gagner et le nombre de prix n'ayant pas été encore tirés.
  2. Au besoin, vous pouvez exclure des participants en choisissant un groupe parmi la liste de groupes existants.
  3. Si votre tirage ne donne qu'une seule chance par participant, le lien Consulter la liste des inscriptions multiples vous permettra de voir si des participants ont contrevenu aux règles et ont participé plus d'une fois.
  4. Pour terminer, il faut déterminer qui sont les gagnants en procédant au tirage, en cliquant simplement sur le bouton Sélectionner.
    Lorsqu'il y a un ensemble de prix, le tirage des prix s'effectue selon l'ordre de présentation des prix dans la liste Attributs de prix.
  5. S'affichera alors la liste des gagnants, avec le prix attribué à chacun. Pour compléter le tirage, il est important d'approuver les gagnants du tirage soit un à la fois en cliquant sur Approuver, ou tous ensemble avec Approuver tous. Si un participant n'est pas valide, ou ne peut être rejoint par exemple, vous pouvez rejeter ce participant afin d'en tirer un autre. Lorsqu'un participant est rejeté, le prix qui lui était attribué devient admissible de nouveau et on peut procéder au tirage du prix libéré parmi les participants restants (ceux qui n'ont pas encore gagné et qui n'ont pas été rejetés).
Voir l'évolution des inscriptions

Les graphiques d'évolution permettent des voir le nombre de participations au tirage. La date choisie comme date de participation correspondra à la date d'inscription dans le graphique.
Si les graphiques ne peuvent pas s'afficher et qu'un message d'erreur vous est présenté, veuillez vérifier qu'il existe bien une date de participation, car cette information est obligatoire.

  1. Définissez si vous voulez voir les résultats par jour, par semaine ou par mois.
  2. Choisissez ensuite la période applicable en définissant une date de début et une date de fin.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Appliquer pour que les graphiques s'affichent selon le format et la période spécifiés.