Pourquoi importer des contacts ?

L'import de contacts provenant d'un fichier externe permet d'ajouter ou de mettre à jour les contacts du projet courant en important les contacts figurant dans un fichier externe à l'application Dialog Insight.

Pré-requis et notes

 Pré-requis
Le ficher à importer doit être en format Excel (.xls ou .xlsx) ou en format CSV (données séparées par des virgules(.csv)) Le taille du fichier doit être de 50 Mo maximum. Le fichier peut être compressé en format ZIP (non verrouillé par mot de passe et ne contenant qu'un seul fichier).
Il faut que le projet dans lequel vous souhaitez importer les contacts soit ouvert. Ouvrir un projet existant
S'il s'agit d'un nouveau projet et d'un premier import, il faut d'abord que les champs du projet aient été configurés. Définir les champs d'un projet
Note :L’import de contacts ne crée pas automatiquement un groupe de contacts distinct. Sans la création d'un groupe, tous les contacts importés seront ajoutés à ceux qui figurent déjà dans les contacts du projet, sans aucune distinction.

Précisions sur les consentements
Si vous avez activé le centre de consentements et voulez conserver la date de consentements à vos abonnements, il est important que le fichier à importer présente des colonnes pour l'abonnement et la date d'abonnement pour chacune de vos communications. Si vous ne le faites pas, vos contacts ne seront abonnés à aucune communication et par conséquent ne recevront aucun message.
Par exemple, si vous avez une infolettre, vous devez avoir au moins ceci :
- une colonne Infolettre, dans laquelle vous aurez inscrit 1 pour Abonné, 0 pour Désabonné et rien si vous ne le savez pas.
- une colonne Date_abonnement_infolettre, dans laquelle figure la date, au format choisi.
Au moment de l'import, il sera important de faire concorder ces colonnes du fichier aux champs correspondant dans le projet pour que les contacts soient considérés comme abonnés et puissent recevoir des messages.

Chemin d'accès
> Contacts > Import

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Définir l'import

  1. Dans la fenêtre Nouvel import, définissez votre import :
    1. Dans la section Source, cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier qui contient les données à importer (Fichier .xls, .csv ou .zip).
    2. Dans la section Destination, indiquez où vous souhaitez importer le contenu du fichier:
      • dans la liste des contacts
      • dans une table relationnelle, que vous devez choisir advenant le cas. Si le projet comporte au moins une table relationnelle, un choix de tables sera offert. S'il n'y a pas de table relationnelle, ce choix ne sera tout simplement pas offert.
    3. Dans la section Type d'import, cochez la façon dont les contacts à importer doivent s'intégrer dans la liste des contacts du projet.
    4. Au besoin, d'autres options d'import sont offertes, en cliquant sur Options avancées dans le coin supérieur droit de la fenêtre, dont :
      • Dans la section Source, vous aurez aussi l'option d'importer les contacts d'un autre projet.
      • Dans la section Type d'import, vous aurez aussi la possibilité d'effectuer en mode de remplacement. ATTENTION - Ce type d'import supprime tous les contacts existants dans la base de données par ceux du fichier à importer.
  2. Cliquez sur Continuer.

Procéder à l'assignation des champs

L'assignation des champs consiste à faire concorder les données figurant dans le fichier source aux données dans le fichier cible, soit les champs d'un projet.

  1. Choisissez le mode d'assignation simple.
  2. Si vous avez déjà fait d'autres imports de contacts depuis le même fichier source, que vous souhaitez importer les mêmes données dans le même ordre, et que vous en avez sauvegardé le format lors d'un import précédent, vous pourrez sélectionner ce format sous Appliquer le format de fichier suivant afin que les champs soient préalablement assignés.
  3. Procédez à l'assignation des champs, en faisant concorder les données à importer à des champs dans le projet.

En-tête
Affiche la première ligne du fichier à importer, qui correspond en général à l'en-tête des colonnes du fichier.
Échantillons
Montre une valeur du fichier pour la colonne en question.
Importer dans
Présente des listes déroulantes permettant de sélectionner le champ du projet dans lequel vous souhaitez importer la donnée du fichier externe.
  1. Pour chaque donnée du fichier que vous souhaitez importer, sélectionnez le champ du projet dans lequel importer la donnée.
    Vous n'êtes pas obligés d'assigner toutes les données du fichier, mais il est obligatoire d'assigner une donnée à tous les champs requis du projet.
  2. Si un champ d'abonnement est choisi pour recevoir une donnée du fichier, vous devrez également indiquer la date à laquelle vous avez obtenu le consentement à cet abonnement. Pour ce faire, il faut assigner une colonne de date au champ Date d'acquisition du consentement. Si vous ne définissez pas cette date à cette étape-ci, elle vous sera demandée à l'étape suivante.
  3. Cochez la case Conserver ce format pour le réutiliser dans un import futur si vous souhaitez enregistrer cette assignation pour un usage ultérieur. Si tel est le cas, vous aurez à fournir un nom à ce format.
  4. Dans la section Gestion des abonnements, précisez comment doivent être importées les données d'abonnements qui figurent dans le fichier car il est important de ne pas les modifier si vous les avez déjà.
    Abonnements seulement
    Les contacts pour lesquels le champ d'abonnement est égal à 1 seront abonnés. Les autres contacts (pour lesquels la valeur n'est pas égale à 1) conserveront leur statut d'abonnement actuel.
    Abonnements et désabonnements
    Les contacts pour lesquels le champ d'abonnement est égal à 1 seront abonnés, tandis que les contacts pour lesquels la valeur est égale à 0 seront désabonnés.
  5. Cliquez sur Continuer.
  6. Si vous avez sélectionné un champ d'abonnement et n'y avez pas associé un champ de date dans le fichier externe, on vous demandera de préciser la date à laquelle vous souhaitez que les abonnements prennent effet. Cette date sera inscrite dans le champ Date d'acquisition du consentementdu projet. Cliquez ensuite sur Continuer.
Assignation en mode avancé

La partie supérieure de la fenêtre confirme la source et la destination de l'import ainsi que le type d'importation dont il est question.

  1. Si vous avez déjà fait d'autres importations de contacts depuis le même fichier source, que vous souhaitez importer les mêmes données dans le même ordre, et que vous en avez sauvegardé le format lors d'un import précédent, vous pourrez sélectionner ce format sous Appliquer le format de fichier suivant afin que les champs soient préalablement assignés.
  2. Vous pouvez également entrer une description de l'importation sous Décrivez le fichier que vous importez. Notez que ces informations ne sont affichées qu'à titre informatif lors de l'affichage d'une importation déjà effectuée.
    **Lorsque le projet comporte des champs d'abonnement, cette description est obligatoire.
  3. Sous l'onglet Assignation, faites concorder les données à importer aux champs du projet.
    1. Dans la zone de gauche, qui correspond aux contacts de votre fichier source, sélectionnez une première colonne à assigner.
    2. Dans la zone de droite, qui correspond aux champs disponibles dans le projet, sélectionnez le champ dans lequel vous souhaitez importer la donnée sélectionnée dans la zone de gauche.
    3. Appliquez l'assignation en double-cliquant sur le champ de la zone de droite ou sur la pointe de flèche.
      Le champ s'affichera alors dans la 2e colonne de la zone de gauche, sous l'en-tête Colonne du fichier.
    4. Répétez les 3 étapes précédentes pour chaque donnée à assigner.
  4. Précisions sur les consentements
    Si vous avez instauré un centre de consentements, il est important que vous assigniez les champs d'abonnement et les dates d'abonnement de votre fichier aux données correspondantes dans le projet. Sinon, vos contacts ne seront pas enregistrés comme étant abonnés, et ne recevront pas les messages associés.

    Pour que l'assignation puisse être complétée, il est impératif que des valeurs soient assignées aux champs du projet qui compose la clé unique () et ceux qui sont requis (), ainsi qu'aux dates des champs d'abonnement, le cas échéant. les autres valeurs du fichier source ne sont pas obligatoires.
    De plus, vous devez assigner un champ à chaque donnée que vous souhaitez importer dans le projet. Si une valeur à importer ne comporte pas de champ associé dans le projet, vous pouvez le créer en cliquant sur l'option Ajouter un champ. Voir Définir les champs d'un projet.

  5. Cliquez sur le signe - ou + du champ Afficher le contenu de cette ligne pour afficher les valeurs du fichier source qui figure à la ligne indiquée. Comme il peut arriver que l'en-tête d'une colonne du fichier source ne soit pas explicite (code d'identification par exemple), cet affichage permet de valider que les valeurs correspondent bien aux champs assignés. Par exemple, en affichant la ligne 3, vous verrez toutes les données figurant sur la 3e ligne du fichier source, pour toutes les colonnes. Ainsi, si le fichier source comporte 4 colonnes, voici ce que donnerait l'affichage du contenu :             
    idContact
    123456
    f_Code_Postal
    G1L 2G5
    f_Prenom
    Michel
    f_NomDeFamille
    Talbot
  6. Dans le champ Nombre de lignes d’entêtes qui ne seront pas importées, précisez le nombre de ligne d'en-têtes que comporte le fichier source, afin que ces lignes ne soient pas importées comme valeurs.
  7. Cochez la case Conserver ce format de fichier pour le réutiliser dans un import futur si vous souhaitez enregistrer cette assignation pour un usage ultérieur. Si tel est le cas, vous aurez à fournir un nom à ce format.
  8. Une fois l'assignation des champs complétée, si vous voulez procéder à l'attribution de valeurs fixes ou encore prévisualiser le résultat de l'import, il est important de le faire AVANT de cliquer sur Continuer puisqu'une fois l'assignation complétée, il n'est pas possible de revenir en arrière pour procéder à ces deux étapes optionnelles.
  9. Lorsque tous les paramètres de l'import sont définis, cliquez sur Continuer.

Attribuer une valeur fixe - Facultatif - Pour mode avancé

L'attribution d'une valeur fixe à un champ permet de s'assurer de toujours avoir un contenu pour un champ donné du projet, même si le fichier source ne contient pas cette valeur. Par exemple, si le projet comporte un champ pour la langue et que cette donnée ne figure pas dans le fichier source, on pourrait vouloir attribuer la valeur Français au champ Langue si on sait que tous les contacts qui seront importés parlent français.

L'assignation de valeurs fixes doit se faire AVANT de compléter l'assignation puisqu'une fois l'assignation terminée, le système nous amène directement à la validation de l'import.

  1. Cliquez sur l'onglet Valeurs fixes.
  2. Dans la champ Attribuer une valeur fixe au champ suivant figurera tous les champs du projet qui n'ont pas été assignés.
    1. Sélectionnez le champ auquel vous désirez attribuer une valeur fixe.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Saisissez la valeur fixe que vous désirez voir figurer pour TOUS les contacts importés pour le champ en question.
  3. Une fois que vous avez attribué une valeur aux champs désirés, il faut retourner sous l'onglet Assignation pour compléter l'assignation.

Prévisualiser le contenu du fichier source - Facultatif - Pour mode avancé

La prévisualisation permet de consulter un échantillon du contenu du fichier source, avec toutes ces colonnes. Il peut s'avérer utile de prévisualiser le contenu afin de s'assurer qu'on assigne les bonnes données aux bons champs du projet.

  1. Cliquez sur l'onglet Prévisualisation.
  2. Une fois la prévisualisation terminée, retournez à l'onglet Assignation pour compléter l'assignation.

Valider l'assignation

Une fois l'assignation traitée, une analyse de celle-ci s'affiche dans la fenêtre d'approbation. On peut y voir le nombre de lignes lues, le nombre d'erreurs, le nombre de contacts ajoutés, mis à jour ou en double, ainsi que le nombre total d'enregistrements ignorés.

Selon le résultat de l'analyse, trois options vous sont offertes :

  • Si l'analyse ne présente aucune erreur d'assignation et que le nombre de lignes lues correspond au nombre de lignes dans le fichier source, vous pourrez procéder à l'import en cliquant sur Approuver pour procéder au traitement final de l'import.
  • Si l'analyse présente des erreurs, il est fort probable qu'il s'agisse d'une mauvaise assignation, vous voudrez alors cliquer sur Ré-assigner les colonnes pour rectifier l'assignation ou l'attribution de valeurs fixes. La fenêtre affiche le type d'erreur dont il est question dans la zone intitulée Répartition des erreurs selon le champ et le type d'erreur. Pour voir les lignes erronées, cliquez sur Erreurs.
    • Dans le cas d'une ré-assignation, il faut refaire complètement l'assignation, à moins que vous n'ayez enregistré le format de fichier et que vous le réutilisiez.
    • Dans le cas d'affichage des erreurs, il est possible d'exporter les lignes erronées dans un fichier Excel pour pouvoir ultérieurement faire les corrections nécessaires.
    •  Si l'analyse n'est toujours pas satisfaisante après la ré-assignation des champs du fichier source aux champs du projet, il est alors préférable de rejeter l'import et de recommencer.
  • Si l'analyse présente des erreurs, des doublons, ou aucun contact à ajouter ou mis à jour, ou encore, si vous avez procédé à une ré-assignation sans succès, il se peut que vous ayez choisi le mauvais fichier source ou le mauvais type d'importation. Dans ce cas, cliquez sur Rejeter l'import pour annuler le traitement et recommencer la procédure d'import.

Réviser l'import

Une fois l'import complété et approuvé, la fenêtre de révision affiche diverses informations sur l'import effectué, telles que le type et la date de l'import, les résultats de l'import ainsi que la séquence de traitement. Depuis cette fenêtre, plusieurs options sont possibles :

  • Consulter - Cette fonction permet d'afficher la liste des contacts qui ont été ajoutés ou mis à jour. Pour chaque contact, il est possible de consulter les détails ou l'historique. Cette option n'est offerte que quelques jours suivant l'import puisqu'elle donne accès aux données du fichier importé, qui ne peut être conservé trop longtemps sur les serveurs en raison de sa taille souvent importante.
    • Le bouton Détails affiche le profil du contact sélectionné. Il est possible de passer d'une fiche à l'autre en cliquant sur les flèches.
    • Le bouton Historique affiche l'historique des messages envoyés au contact sélectionné, ainsi que les dates d'ouverture et le nombre de clics pour chaque message. Il va sans dire que s'il s'agit d'un nouveau contact ajouté, il n'y aura aucun message dans l'historique.
  • Erreurs - Ce bouton permet d'afficher une liste des erreurs et de les exporter au besoin dans le but de les rectifier.

Quoi faire après ?

Tout au bas la page de l'import vous sont présentées les étapes subséquentes les plus courantes effectuées suite à un import. Vous pouvez donc rapidement passer à une autre étape. Parmi les étapes possibles, vous pouvez :

  • Créer un message
  • Envoyer un message
  • Faire un nouvel import - Cette fonction permet de débuter une nouvelle procédure d'import. Cette fonction est toujours disponible, peu importe la date de l'import.
  • Lancer une campagne - Cette fonction permet de lancer une nouvelle campagne pour les contacts nouvellement importés ou d'ajouter les nouveaux contacts à une campagne existante. Cette option n'est offerte que quelques jours suivant l'import. On peut toutefois lancer une campagne en tout temps en passant par le menu Campagnes.
  • Créer un groupe avec cet import - Cette option ouvre la page de création simplifiée de groupes, avec le critère déjà ajouté. Par défaut, le groupe créé cible tous les contacts de l'import, mais cette option peut être modifiée au besoin en choisissant tout simplement un autre ciblage. De plus, le groupe créé porte automatiquement le nom du fichier d'import, mais ce nom peut être modifié en cliquant sur l'icône d'édition.
Description des types d'import
             
Type d'import
Description
Complet
Type d'import qui met à jour les contacts qui figurent déjà dans le projet courant et ajoute ceux qui n'y figurent pas. Cette option est la plus couramment utilisée.
Ajout
Type d'import qui ajoute seulement les contacts qui ne figurent pas déjà dans le projet courant.
Mise à jour
Type d'import qui met à jour seulement les contacts qui figurent déjà dans le projet courant.
Remplacement

Offert seulement dans les options d'import avancées.

Type d'import qui remplace complètement les contacts du projet courant par ceux du fichier source, c'est-à-dire que l'import désactive tous les contacts du projet et active seulement ceux du fichier source.

De plus, vous pouvez choisir de réactiver les contacts qui étaient désabonnés dans le projet si ces contacts figurent dans votre fichier source en cochant l'option à cet effet.

Note: Lors de l'import de contacts, le système détermine s'il doit mettre à jour ou ajouter un contact en fonction des informations contenues dans le champ défini comme clé unique dans Dialog Insight (souvent le courriel). Par exemple, si le type d'importation Complet est sélectionné, le système ajoutera tous les contacts du fichier source dont le courriel ne figure pas déjà dans la liste des contacts du projet et mettra à jour tous les contacts dont la clé unique est identique dans le fichier source et dans la liste des contacts du projet.