La définition des types de communication permet de préciser les communications valides dans le projet et de configurer chacun de ces types. On peut notamment créer, éditer et supprimer des types de communication, de même qu'en définir les options d'affichage, les comportements à appliquer suite à un désabonnement ou une plainte, une liste de vérification avant envoi ainsi la possibilité d'envoyer un avis à certains utilisateurs lorsqu'une note est ajoutée à un message.

Les types de communication servent à catégoriser les messages, mais surtout à définir des paramètres qui s'appliquent à un type de communication en particulier.

Par exemple, on pourrait vouloir qu'un contact ne soit pas désactivé lorsqu'il se désabonne d'un message promotionnel. Dans un tel cas, vous configureriez le type de communication Promotion pour que les contacts qui s'en désabonne ne soit pas désactivé.

À la création d'un nouveau projet, un type de communication est créé par défaut, soit Infolettre. Vous pouvez en créer autant que vous voulez, et même en supprimer. Et vous pouvez même supprimer le type de communication par défaut si vous en avez créé d'autres. Sachez qu'un projet doit avoir au moins un type de communication. Par conséquent, s'il ne reste qu'un type de communication dans le projet, vous ne pourrez pas le supprimer, même s'il comporte un lien Supprimer ce type

Chemin d'accès > Configuration > Types de communications

 Comment faire

Créer le type de communication

Si vous voulez définir un tout nouveau type de communication :

  1. Cliquez sur Ajouter un type.
  2. Dans la fenêtre d'ajout, entrez le nom du type de communication et cliquez sur Ajouter.

Définir le type de communication

Que vous ayez créé un nouveau type de communication ou désiriez en modifiez un qui existe déjà, vous devez tout d'abord sélectionner le type de communication à définir dans le volet de gauche.

Il existe de nombreuses options à définir :

Définir les options d'affichage
  1. Modifiez le nom du type de communication au besoin.
  2. Cochez l'option Afficher les messages de ce type pour l’envoi à partir de la fiche des contacts si vous voulez que les messages de ce type puissent être envoyés directement depuis la fiche d'un contact.
  3. Les champs relatifs à la couleur et à l'icône ne sont pas utilisés pour le moment pour les types de communications.
  4. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les changements apportés.
Définir le comportement à adopter en cas de désabonnement ou de plainte d'un contact

La section Désabonnements permet de définir comment l'application traite un contact lorsque celui-ci se désabonne de ce type de communication ou porte une plainte en lien avec ce type de communication.

Par défaut, l'application désactive le contact suite à un désabonnement. En cas de plainte, le contact est, par défaut, désactivé et ajouté à la liste noire.

Pour changer ces comportements, procédez comme suit :

  1. Dans la section Désabonnements, cliquez sur le lien Modifier du comportement à changer.
    La page Comportement des listes s'affiche.
  2. Pour chacun des champs présentés, sélectionnez dans la liste déroulante la valeur désirée.

Les options choisies au niveau du type de communication prévalent sur celles définies au niveau du projet. Par contre, si aucune option spécifique n'est sélectionnée au niveau du type de communication ou encore que les valeurs choisies sont Tel que le projet, les options définies au niveau de projet seront appliquées.

Valeurs possibles
Valeur ou Champ Description
Tel que le projet Cette valeur peut être choisie pour tous les champs, et présente, entre parenthèses, la valeur correspondante dans le projet.
Si cette valeur est sélectionnée, c'est que c'est la valeur définie au niveau du projet qui s'appliquera. Voir Créer un projet.
  • Désactiver
  • Ne pas désactiver
Indique si on désactive ou non le contact lorsqu'il se désabonne de ce type de communication ou porte plainte pour un message de ce type.
  • Ajouter
  • Ne pas ajouter
Indique si le contact est ajouté à la liste indiquée lorsqu'il se désabonne ou porte plainte relativement à un message de ce type. Trois listes sont possibles :
  • Liste noire de la compagnie courante - Dans ce cas, aucun message provenant de tous les projets de la compagnie courante ne pourra être envoyé au contact.
  • Liste noire de la compagnie parent - Dans ce cas, aucun message provenant des projets de la compagnie parent ne pourra être envoyé au contact.
    * Le fait d'ajouter un contact à la liste noire d'une compagnie parent n'ajoute pas le contact aux listes noires des compagnies sous-jacentes. Ainsi, s'il y a une compagnie parent et plusieurs compagnies sous-jacentes, il faudra également ajouter le contact à la liste noire de chaque compagnie sous-jacente si on désire bloquer le contact de toutes les compagnies associées;
  • Liste de désabonnements - Si on veut que le contact soit ajouté à une liste de désabonnements, il faudra choisir la ou les listes dans la liste déroulante Inclure dans les listes et les ajouter.
  • Mise à jour des données
  • Pas de mise à jours des données
Indique si on veut que des données de la fiche du contact soient mise à jour de façon spécifique lorsqu'il y a désabonnement ou plainte. Par exemple, si la fiche du contact présente des champs pour différents abonnements, on pourrait vouloir que le champ d'un abonnement spécifique soit décoché, au lieu de désactiver complètement le contact; ainsi, le contact pourra recevoir les autres abonnements. Lorsqu'on veut mettre à jour des données, il faut en définir les conditions et indiquer les champs à mettre à jour ainsi que la valeur à appliquer.
Filtrer les envois de ce projet à partir des listes suivantes Option qui permet d'exclure des envois du projet courant les contacts inscrits sur une liste de désabonnement donnée, souvent globale au niveau de la compagnie parent, ou sur plusieurs listes au besoin. L'utilisation d'une liste de désabonnement diffère d'une liste noire en ce sens que la liste de désabonnement peut être créée au niveau de la compagnie parent et s'appliquer à toutes les compagnies sous-jacentes.
  1. Une fois tous les comportements spécifiés, cliquez sur Sauvegarder.
  2. Pour retourner à la page sommaire des comportements, il faut cliquer sur l'onglet Types de communications.
Définir une liste de vérification avant envoi

La définition d'une liste de vérification permet de créer une liste de points à valider avant qu'un message ne soit envoyé. Lorsqu'une telle liste est créée, elle s'affiche avant chaque envoi d'un message de ce type.

Les éléments de validation par défaut sont les suivants :

  • Que vous avez la permission de communiquer avec les contacts choisis.
  • Que le message présente une façon de se désabonner facilement.
  • Que vous vous êtes bien identifié afin que le destinataire puisse communiquer avec vous.

  1. Dans la section Liste de vérification, cliquez sur le lien Modifier.
  2. Dans la page Liste de vérification, tapez les directives ou les points que l'utilisateur doit valider avant de procéder à l'envoi d'un message. Si le projet comporte plusieurs langues, vous pourrez définir ce texte dans toutes les langues disponibles dans le projet.
Définir l'envoi d'un avis lors de l'ajout de nouvelles notes de révision
  1. Dans la section Notifications, cochez l'option en question.
  2. Cochez également les personnes auxquelles vous voulez envoyer des notifications.