Les informations concernant vos contacts sont stockées dans les champs du projet, et peuvent être consultées dans le profil de chaque contact. 

Vous pouvez modifier les champs afin qu'ils répondent à vos besoins en ajoutant, modifier ou supprimant des champs.

Comment faire

Ajouter un champ au projet

L'ajout d'un champ à un projet permet d'ajouter un champ à la fiche de profil du contact et de recueillir des informations supplémentaires sur les contacts. Deux possibilités sont offertes :

  • l'ajout d'un champ tout nouveau, que vous configurez vous-même, et
  • l'ajout d'un champ pré-configuré, que vous pouvez ajouter tel quel et modifié par la suite au besoin.

Notes : Il faut savoir que lorsque vous ajoutez un nouveau champ à un projet existant, les contacts figurant déjà dans la base de données ne présentent pas de valeur dans ce champ, à moins qu'elle soit saisie dans le fichier source ou à la main directement dans l'application. Notez aussi que tout nouveau champ ajouté à un projet déjà en ligne ne peut pas être défini comme un champ requis, ni faire partie de la clé unique.

  1. Accédez à la liste des champs selon l'une des façons suivantes :
    • Contact < Configuration > Projet 
    •  > Champs du projet
  2. Dans la liste les champs du projet, allez à la section à laquelle vous voulez ajouter un champ et cliquez sur Ajouter un champ.
  3. Dans la fenêtre Nouveau champ, il vous est possible d'ajouter un champ de deux façons différentes :
    • Ajouter un champ pré-configuré
      1. Cliquez sur l'onglet Librairie pour afficher la liste de tous les champs prédéfinis. Les champs déjà inclus dans le projet sont cochés.
      2. Pour ajouter des champs, cliquez sur le ou les champs, non cochés, que vous voulez ajouter.
        **Notez qu'on peut uniquement ajouter des champs via cette fenêtre, et non en supprimer en décochant une case. La suppression se fait via la liste des champs. Au besoin, voir Supprimer un champ du projet.
      3. Cliquez sur Ajouter.


    • Ajouter un champ que vous allez configurer vous-même
      1. Cliquez sur l'onglet Personnalisé pour ajouter au projet un champ personnalisé, dont vous devrez définir les paramètres et le format de saisie selon vos besoins.
      2. Dans la section Identification, définissez le champ. 
      3. Dans la section Format de saisie, précisez le format d'affichage des valeurs saisies dans le champ.
      4. Lorsque la définition et le format de saisie sont complétés, cliquez sur Ajouter pour ajouter le champ et retourner à la liste des champs, ou sur Ajouter et nouveau pour ajouter le champ et définir immédiatement un autre champ personnalisé.
        Voir une description complète des valeurs pouvant être définies pour les champs.


Modifier un champ du projet

On peut vouloir modifier un champ pour en changer l'étiquette, la description, la valeur (selon certaines conditions) et le format de saisie.

Si le projet est en cours de préparation et n'est pas encore en ligne, toutes les informations relatives à un champ peuvent être modifiées. Par contre, lorsque le projet est en ligne, seules certaines informations sont éditables. Pour pouvoir modifier le champ d'un projet déjà en ligne, il faut supprimer les données de la base de données et la reconstruire au complet; cette procédure n'est donc pas très courante pour les projets en ligne et doit être effectuée avec précaution.


  1. Accédez à la liste des champs selon l'une des façons suivantes :
    • Contact < Configuration > Projet 
    •  > Champs du projet
  2. Dans la page présentant la liste des champs du projet, sélectionnez le champ à modifier et cliquer sur Éditer.
  3. Dans la fenêtre Édition, faites les modifications nécessaires.

  4. Une fois les modifications terminées, cliquez sur Sauvegarder.

           
    Champ
    Contrainte de modification lorsque le projet est en ligne
    Clé unique
    Lorsqu'un champ a été défini comme composante de la clé unique (précédé de  ou ), on NE PEUT PAS par la suite changer cette information. On ne peut d'ailleurs pas ajouter de clé unique une fois le projet en ligne.
    Code
    Le code NE PEUT JAMAIS être changé, peu importe l'état du projet.
    Étiquette
    L'étiquette PEUT être modifiée en tout temps.
    Description
    La description PEUT être modifiée en tout temps.
    Format
    Le format d'un champ n'est JAMAIS modifiable.
    Requis
    Lorsqu'un champ a été défini comme un champ non requis, on NE PEUT le rendre requis par la suite, à moins que tous les contacts aient déjà une valeur valide dans le champ en question.
    Longueur
    Pour un champ texte de longueur fixe, la longueur du champ NE PEUT PAS être réduite; elle peut toutefois être augmentée de sorte que toute donnée déjà fournie sera toujours valide.
    Défaut
    La valeur par défaut PEUT être modifiée.
    Format de saisie
    Tous les champs relatifs au format de saisie peuvent être modifiés en tout temps. Selon le changement effectué, il est possible que vous deviez définir des valeurs supplémentaires.

    Cliquez ici pour une description détaillée de chacun des champs et des formats de saisie


Supprimer un champ du projet

La suppression d'un champ d'un projet supprime ce champ de la fiche d'informations sur les contacts, de même que les données associées dans la base de données.

  1. Accédez à la liste des champs selon l'une des façons suivantes :
    • Contact < Configuration > Projet 
    •  > Champs du projet
  2. Dans la liste des champs du projet, repérez celui que vous voulez supprimer et cliquez sur l'icône de suppressionqui y est associée.
    Notez que si l'icône est grisée, cela indique que le champ ne peut pas être supprimé.
    Voici les contraintes de suppression d'un champ :
    Champs ne pouvant PAS être supprimés
    lorsque le projet est EN PRÉPARATION
    Champs ne pouvant PAS être supprimés
    • Les champs correspondants aux codes suivants ne peuvent jamais être supprimés, peu importe l'état du projet et l'état du champ :
      • EMail
      • FirstName
      • LastName

    • Les champs correspondants aux codes suivants ne peuvent jamais être supprimés, peu importe l'état du projet et l'état du champ :
      • EMail
      • FirstName
      • LastName
    • Un champ qui a été défini comme faisant partie d'une clé unique, donc précédé de l'icône .

    • Un champ qui a été défini comme requis, donc précédé de l'icône .