TABLE DES MATIÈRES


 Pré-requisLe module Activités doit être activé pour votre entreprise et pour chaque projet dans lequel vous voulez créer des activités. Il s'agit d'un module optionnel, offert sur demande seulement, qui ne peut être activé que par l'équipe de Dialog Insight.
Chemin d'accès > Processus > Activités

Comment faire

1. Spécifier les informations de base de l'événement

  1. Dans la page listant tous les événements, cliquez sur Créer un événement.
  2. Dans la fenêtre Nouvel événement, donnez un nom à votre événement.
  3. Indiquez ensuite sa date et son heure de début.
  4. La sélection de la langue se fait ici pour la langue d'enregistrement, et non pour la langue de l'événement. La langue sélectionnée par défaut correspond à la langue par défaut du projet.
  5. **Si vous souhaitez proposer le formulaire d'inscription à l'événement en plusieurs langues, il est important de le préciser ici, à cette étape initiale, car une fois l'événement créé, vous ne pourrez plus modifier les langues.
  6. Une fois que toutes les informations sont fournies, cliquez sur Créer.


2. Fournir des informations supplémentaires sur l'événement

Une fois l'événement créé, toutes les modifications sont effectuées sur la page d'édition.

  1. Dans la section supérieure de la page d'édition, cliquez sur le crayon pour Modifier 
  2. Dans la fenêtre des propriétés de l'événement, modifiez le nom si nécessaire.
  3. Modifiez la date et l'heure de début de l'événement si nécessaire, et ajoutez la date et l'heure de fin si vous le souhaitez. 
  4. Fixez un nombre maximum de participants si nécessaire. *Lorsqu'une capacité maximale est définie, la période d'inscription prendra fin lorsque soit la date de fin, soit le nombre maximal de participants sera atteint.
  5. Pour limiter la période d'inscription, cochez l'option correspondante.
    1. Par défaut, l'inscription commence lorsque l'événement est publié et se termine lorsque l'événement commence.
  6. Cliquez sur Sauvegarder.


3. Configurez le processus de l'activité

1Le lien d'inscription mène à la page sur laquelle les participants atterriront pour s'inscrire. Elle contient le formulaire que vous allez créer avec tous les champs. Vous devez également concevoir cette page.
2L'état des formulaires peut varier, et vous devriez avoir un message pour chacun des scénarios indiqués quand il s'applique si le formulaire est :
  • Invalide - quelque chose ne fonctionne pas. Redirigez le contact.
  • Pas encore commencé - si la période d'enregistrement n'a pas encore commencé.
  • Terminé - si la période d'enregistrement est terminée.
  • Fermé - Si vous avez fixé un nombre maximum de participants et qu'il a été atteint.
3Inscription réussie lorsque le contact a été ajouté comme participant à l'événement.
4Fichier iCalendar, qui peut être envoyé au contact après l'inscription afin qu'il puisse ajouter la période à son calendrier de prédilection. Vous pouvez ajouter des informations à ce stade, comme un lien de connexion. 
5Activez le processus de confirmation afin que les contacts reçoivent une confirmation de leur participation, et qu'ils aient la possibilité d'annuler leur présence.
6Facultatif, mais vous pouvez ajouter un processus de confirmation afin que le contact valide sa décision de participer. Cela peut être une pratique intéressante pour confirmer que l'email du contact est valide. 
7La notification administrative peut être intéressante si vous souhaitez être informé chaque fois qu'une personne s'inscrit à l'événement. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses électroniques, mais elles doivent être d'un contact existant de votre projet.


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Autres descriptions

Page d'information
Description
À ne pas oublier
Accès invalidePage qui s'affiche lorsqu'il y a eu une erreur d'accès au formulaire, pour cause de mauvaise connexion par exemple, ou encore parce que le message d'invitation à l'activité, avec le lien vers le formulaire, a été envoyé, mais l'activité n'a pas encore été mise en ligne, ou encore que le lien a mal été copié dans le navigateur.
Dans ce cas, il faut conseiller au visiteur d'essayer de nouveau un peu plus tard.
  • Assurez-vous que les pages dont vous avez besoin affiche une description ou une explication car elles s'afficheront si elles font partie du processus, même si aucun contenu n'est présent; cela aurait donc pour effet de présenter aux visiteurs une page blanche.
  • À définir pour chaque langue d'inscription, en cliquant sur la langue, dans le haut de la zone d'édition.
Inscription non commencéePage qui s'affiche lorsque la période d'inscription n'a pas encore débutée mais que le lien vers le formulaire est déjà en ligne, donc accessible.
Ici, il convient d'inviter le visiteur à revenir plus tard pour s'inscrire et peut-être, de préciser la date du début des inscriptions, ou encore de mettre l'activité hors ligne.
Inscription terminéePage qui s'affiche lorsque la période d'inscription est terminée et que les inscriptions ne sont plus acceptées.
Inscription ferméePage qui s'affiche lorsque les inscriptions ne sont plus possibles car le nombre maximal de participants est atteint.
Inscription réussiePage informant la personne que son inscription est réussie et a été enregistrée.
Annulation reçuePage qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle décide finalement d'annuler son inscription. Cette page confirme que la demande d'annulation a été reçue et enregistrée.
Confirmation réussiePage qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle confirme son inscription. Cette page confirme que la confirmation a été reçue et enregistrée.
Confirmation refuséePage qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle ait confirmé son inscription mais malheureusement, le nombre maximal de participants est atteint.
MessageDescriptionÀ ne pas oublier
Confirmation d'inscriptionMessage envoyé à la personne s'étant inscrite pour lui confirmer son inscription. Un lien d'annulation est offert au cas où la personne voudrait changer d'idée ou que finalement, elle ne peut plus y participer. En annulant ainsi, une place se libérera pour une autre personne.
De plus, si l'option Demander une confirmation a été activée, le message inclura aussi un lien pour que la personne puisse confirmer officiellement son inscription.
À faire pour chaque langue d'inscription :
  • Objet du message
  • Nom et courriel de l'expéditeur
  • Lien d'annulation de l'inscription
  • Lien de confirmation de l'inscription (si cette option a été choisie)
Avis d'inscriptionMessage envoyé à l'administrateur pour l'aviser de l'inscription d'une personne.
Il faut ici préciser qui est ce, ou ces, administrateurs en cliquant sur l'icône qui figure juste à côté de l'icône de la page. Vous pouvez avoir un seul destinataire, ou plusieurs, selon vos besoins.Pour ajouter un nouveau destinataire, cliquez sur Ajouter et faites votre sélection parmi la liste des utilisateurs.
  • Objet du message
  • Nom et courriel de l'expéditeur
  • Sélection des personnes auxquelles envoyer l'avis d'inscription
  • Le texte du message n'est pas éditable.
FichierDescriptionÀ ne pas oublier
Fichier iCalendarFichier qui permet d'ajouter un événement dans un calendrier et de préciser le nom et l'emplacement de l'activité, les dates et heures de début/fin, ainsi qu'une description de l'activité.
Par défaut, les informations fournies lors de la création de l'activité seront affichées mais vous pouvez les changer au besoin en cliquant sur l'icône d'édition .Lorsque l'activité sera en ligne et que l'inscription sera réussie et/ou confirmée, l'activité s'ajoutera au calendrier par défaut de cette personne.
  • Nom de l'activité
  • Emplacement
  • Date et heure