La création d'une activité dans Dialog Insight permet de lier une activité aux contacts d'un projet, de configurer toutes les étapes du processus d'inscription et de produire divers rapports associés. Sont possibles notamment les fonctions suivantes :

  • saisie des informations sur la tenue de l'activité (date, heure, langue, capacité maximale, période d'inscription)
  • création du formulaire d'inscription
  • création des pages d'information en cours d'inscription
  • création des messages de confirmation, au contact et/ou à l'administrateur
  • affichage d'un rapport des inscriptions et de la liste des participants ou des présences
  • affichage dans le profil du contact des activités auxquelles il a participé
  • création de groupes de contacts basés sur les activités
 Pré-requis
Le module Activités doit être activé pour votre entreprise et pour chaque projet dans lequel vous voulez créer des activités. Il s'agit d'un module optionnel, offert sur demande seulement, qui ne peut être activé que par l'équipe de Dialog Insight.
Chemin d'accès
> Processus > Activités

 Comment faire

Préciser les propriétés de base de l'activité
  1. Dans la page listant toutes les activités, cliquez sur le lien Créer une activité.
  2. Dans la fenêtre Nouvelle activité, précisez le nom de l'activité.
  3. Précisez-en ensuite la date et l'heure de début.
  4. Le choix de la langue indiquée ici concerne la langue d'inscription, et non celle de l'activité.
    Il faut donc préciser ici la ou les langues dans lesquelles peuvent se faire l'inscription à l'activité, afin que le formulaire d'inscription et les pages d'information puissent être configurés dans les langues désirées.
    La langue sélectionnée par défaut est la langue par défaut du projet. Vous pouvez également choisir plusieurs langues si vous voulez offrir le processus d'inscription en plusieurs langues, même si l'activité, elle, n'est offerte que dans une seule. Dans une telle situation, la langue de l'activité devrait est précisée dans la description de l'activité pour éviter toute confusion.
    ** Si vous voulez offrir des inscriptions en plusieurs langues, il est important de le faire ici, à cette étape, car une fois l'activité créée, il n'est plus possible de modifier cette information.
  5. Une fois les informations fournies, cliquez sur Créer.
    S'ouvre alors la page d'édition qui permet de définir davantage l'activité.
Préciser des informations complémentaires sur l'activité

Tout changement à l'activité se fait par la suite dans la page d'édition.

  1. Dans le haut de la page d'édition, cliquez sur l'icône d'édition  figurant dans la barre de titre pour afficher la fenêtre Propriétés de l'activité.
  2. Dans cette fenêtre, changez le nom au besoin.
  3. Éditez la date et l'heure de début de l'activité au besoin et ajoutez la date et l'heure de la fin si vous le souhaitez.
  4. Indiquez ensuite la capacité maximale de participants, si vous voulez en fixer une. Si un maximum est défini, la période d'inscription se terminera soit à la date de fin de l'inscription précisée, s'il y a lieu, ou lorsque le nombre maximal de participants sera atteint.
  5. Pour limiter l'inscription à une période spécifique, cochez l'option Limiter la période d'inscription et précisez-en les dates et heures de début et de fin. Par défaut, l'inscription débute dès que l'activité est mise en ligne, et se termine à la date de la tenue de l'activité.
  6. Notez que les langues ne peuvent plus être modifiées une fois l'activité créée.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
    Vous verrez alors la ligne de temps de l'activité se colorer en fonction des dates précisées - la période d'inscription s'affiche en bleu, alors que l'activité est en vert.
Configurer le processus d'inscription

Le processus d'inscription définit la séquence de toutes les actions possibles, du lien pour s'inscrire à la page et au message de confirmation.

Le processus commence avec le lien d'inscription, qui peut être inséré dans un message ou sur une page Web, selon l'endroit où vous annoncez l'activité. Le fait de cliquer sur ce lien ouvrira le formulaire.

Vous devez configurer le formulaire ainsi que les différentes pages d'information qui peuvent s'afficher tout au long du processus. Cette configuration se fait depuis la section Processus d'inscription de la page d'édition.
**Ce n'est qu'une fois tous les documents adéquatement configurés que la publication de l'activité peut avoir lieu.

Peu importe le document, ils sont tous composés de trois blocs de contenus :

  • une entête
  • un contenu
  • un pied de page

Description des blocs de contenus, par type de document
  Formulaire Message (Courriel)
En-tête
  • Commune au formulaire et aux pages
  • Unique par langue
  • Unique par message
  • Unique par langue
Contenu
  • Unique par formulaire
  • Unique par langue
  • Unique par message courant
  • Unique par langue
Pied de page
  • Commun au formulaire et aux pages
  • Unique par langue
  • Unique par message
  • Unique par langue

De plus, chaque bloc peut recevoir différents éléments de contenu, qui sont insérés dans le formulaire, la page ou le message depuis la liste des éléments de contenu disponibles.

Description et utilisation des éléments de contenu
Icône Nom Description et utilisation
  Options du formulaire
**Cette zone fait partie du modèle de formulaire par défaut et NE PEUT PAS ÊTRE SUPPRIMÉE; on peut toutefois en modifier le contenu.
On y présente les champs de saisie qui permettent de capturer des informations sur les personnes désirant s'inscrire à une activité. Certains champs sont déjà inclus dans le modèle du formulaire, notamment ceux qui composent la clé unique du projet. Ces champs ne peuvent être modifiées car ils servent à identifier les personnes en tant que contact dans l'application Dialog Insight.
 Comment faire
  1. Pour modifier la taille des étiquettes et des zones de saisie, ou encore pour modifier le texte du bouton ou utiliser une image, cliquez sur l'icône d'édition  dans le coin supérieur droit.

    Vous pourrez alors inscrire la largeur désirée et modifier le texte du bouton ou sélectionnez une image à utiliser comme bouton au lieu de texte.
  2. Pour modifier ou ajouter des champs afin de capturer des informations différentes ou supplémentaires, vous devez aller à la page Configuration du formulaire.

    Pour les directives d'ajout ou d'édition de champ, voir
Bannière Cette zone permet d'ajouter une image dans le formulaire. En général, on s'en sert pour insérer le logo de l'entreprise ou une image représentative de l'activité.
 Comment faire


Pour modifier, ajouter ou supprimer
  • Pour modifier une zone de contenu déjà présente, double-cliquez dans cette zone ou placez le curseur dans le coin supérieur droit de la zoneet cliquez sur l'icône d'édition dans le coin supérieur droit.
  • Pour ajouter une nouvelle zone, sélectionnez-en une parmi celles disponibles dans le menu de gauche et faites-la glisser dans le formulaire, à l'endroit désiré.
  • Pour supprimer une zone, placez le curseur dans le coin supérieur droit de celle-ci et cliquez sur l'icône de suppression .

Pour choisir une image


  • Pour ajouter une image, choisissez une image parmi celles figurant sous la section Images et faites la glisser jusque dans le bloc de votre choix, dans le message (ou formulaire).
  •  Pour remplacer une image, double-cliquez dans le bloc contenant l'image ou placez le curseur dans le coin supérieur droit de la zone et cliquez sur l'icône d'édition . Cliquez ensuite sur l'icône  figurant à côté du nom de l'image pour ouvrir le sélecteur d'image. Sélectionnez la nouvelle image et cliquez sur Sélectionner.
  • Vous pouvez également choisir une nouvelle image, qui n'est pas encore hébergée, en cliquant sur Téléverser une image.
    1. Dans le sélecteur d'images, cliquez sur Téléverser dans la bibliothèque ou Téléverser de votre ordinateur pour ouvrir votre explorateur de fichiers.
    2. Naviguez jusqu'à l'emplacement de l'image en question et sélectionnez-la.
      ** Les images au format PNG, GIF et JPG sont à privilégier.
    3. Sélectionnez l'image et cliquez sur Ajouter.
    4. Assurez-vous que les dimensions de l'image soient adéquates. Au besoin, vous pourrez modifier votre image avant de l'insérer dans le message (ou le formulaire) en cliquant sur l'icône d'édition . S'ouvrira alors un éditeur d'image vous permettant de redimensionner ou recadrer votre image, ou de lui apporter toute autre modification nécessaire.
    5. Si vous avez apporté des changements, n'oubliez pas de les enregistrer.
    6. Si vous avez beaucoup d'images et avez créé des catégories pour les regrouper, sélectionnez dans la liste Catégorie celle dans laquelle vous voulez placer votre nouvelle image, le cas échéant.
    7. De retour dans l'éditeur de message, sélectionnez votre image et faites la glisser à l'endroit désiré dans le message.


Pour définir les propriétés de l'image
  • Cliquez sur l'icône d'édition  qui figure dans la barre du haut de la zone.
Propriétés de l'image
   
Image (URL) Tapez l'URL de l'image ou encore sélectionnez-en une dans le sélecteur de fichiers en cliquant sur l'icône d'édition .
Pour effectuer des retouches à l'image, soit pour en modifier la taille, la couleur, l'orientation, ou autre, cliquez sur l'icône d'édition  pour ouvrir l'éditeur d'image.
Texte alternatif Texte utilisé en remplacement d'une image. Ce texte est affiché lorsque l'image ne peut s'afficher ou encore pour des besoins d'accessibilité pour les personnes touchées par une invalidité ou incapacité.
Bloc HTML Cette zone permet d'ajouter du texte dans le formulaire. Elle sert en général à y entrer la description de l'activité, la date et l'heure de l'activité, la période d'inscription, le coût s'il y a lieu et toutes autres informations pertinentes et nécessaires sur l'activité.
La saisie se fait dans un éditeur de texte et offre les fonctions standards d'édition. Vous pouvez même y insérer des images, liens, tableaux, etc.
 Comment faire
  1. Une fois la zone déposée dans le formulaire, cliquez sur l'icône d'édition  ou double-cliquez dans l'élément pour ouvrir l'éditeur de texte.
  2. Dans l'éditeur, tapez ou collez votre texte, appliquez-y le format désiré et ajoutez les options de votre choix (un lien, des paramètres de personnalisation, une image, etc.).
  3. Une fois l'édition du texte terminée, cliquez sur Sauvegarder.
Titre Cette zone est utilisée pour saisir une seule ligne de texte, qui est généralement insérée dans l'en-tête afin d'être automatiquement répliquée au formulaire et aux pages. Mais au besoin, vous pouvez aussi l'insérer dans un bloc HTML, dans le pied de page ou encore dans une section spécifique à un seul document.
 Comment faire
  1. Dans la zone Titre, cliquez sur l'icône d'édition  .
    1. Dans la fenêtre Titre, précisez le nom de votre activité, ou entrez tout autre texte d'une ligne.
Sous-titre Cette zone sert à insérer un texte préformaté, de taille plus petite que le titre, qui est généralement inséré dans l'en-tête afin d'être automatiquement répliqué au formulaire et aux pages. Vous pouvez aussi l'insérer dans un bloc HTML au besoin.
 Comment faire
  1. Dans l'élément Sous-titre, cliquez sur l'icône d'édition .
    1. Dans la fenêtre Sous-titre, entrez le texte désiré. Le sous-titre peut servir notamment à préciser la date et l'heure de l'activité. Vous pouvez entrer n'importe quel texte que vous voulez voir répété sur les formulaires et les pages d'information.
Pour ouvrir une page, un message ou un formulaire

Toutes les pages, formulaires et messages du processus d'inscription peuvent être ouverts depuis le schéma du processus, en cliquant sur l'icône de la page, du message ou du formulaire en question.

Il est également possible de configurer tous les documents d'un coup, une fois l'éditeur ouvert, en accédant aux diverses étapes du processus via l'onglet Propriétés de l'éditeur. Cette façon de faire est plus rapide puisqu'elle vous évite de retourner à l'affichage du processus pour chaque document à configurer.

Configurer le formulaire d'inscription

Un modèle de formulaire vous est offert afin d'en accélérer la création. Ce modèle vient avec des champs et des textes par défaut. Vous devez toutefois personnaliser le formulaire selon vos besoins, et y ajouter notamment votre logo ou votre image de marque, le nom et la description le nom et la description de l'activité, ainsi que toutes autres informations nécessaires. Si vous souhaitez demander d'autres informations, la modification et l'ajout de champs de saisie d'informations se fait à la page Configuration du formulaire.

Ouvrir le formulaire d'inscription
  1. Cliquez sur l'image du formulaire .
    Le modèle du formulaire s'ouvre dans l'éditeur de message en mode Glisser-Déposer.
  2. Il convient alors de l'adapter à vos besoins spécifiques, en ajoutant, modifiant ou supprimant des éléments de contenu et des textes.
Définir les zones de contenu du formulaire

Le formulaire par défaut vient en général avec un espace pour y insérer une bannière, un court texte de présentation du formulaire, les champs composant la clé unique qui permet d'identifier la personne dans la projet et souvent une option de reconnaissance de personne.

  1. Pour ajouter une nouvelle zone, sélectionnez-la dans la section des zones disponibles et faites-la glisser jusque dans la section désirée.
  2. Pour supprimer une zone de contenu du formulaire, il faut simplement cliquer sur l'icône d'édition  qui y est associée.
Description des zones de contenu
Icône Nom Description et utilisation
  Options du formulaire
**Cette zone fait partie du modèle de formulaire par défaut et NE PEUT PAS ÊTRE SUPPRIMÉE; on peut toutefois en modifier le contenu.
On y présente les champs de saisie qui permettent de capturer des informations sur les personnes désirant s'inscrire à une activité. Certains champs sont déjà inclus dans le modèle du formulaire, notamment ceux qui composent la clé unique du projet. Ces champs ne peuvent être modifiées car ils servent à identifier les personnes en tant que contact dans l'application Dialog Insight.
 Comment faire
  1. Pour modifier la taille des étiquettes et des zones de saisie, ou encore pour modifier le texte du bouton ou utiliser une image, cliquez sur l'icône d'édition  dans le coin supérieur droit.

    Vous pourrez alors inscrire la largeur désirée et modifier le texte du bouton ou sélectionnez une image à utiliser comme bouton au lieu de texte.
  2. Pour modifier ou ajouter des champs afin de capturer des informations différentes ou supplémentaires, vous devez aller à la page Configuration du formulaire.

    Pour les directives d'ajout ou d'édition de champ, voir
Bannière Cette zone permet d'ajouter une image dans le formulaire. En général, on s'en sert pour insérer le logo de l'entreprise ou une image représentative de l'activité.
 Comment faire


Pour modifier, ajouter ou supprimer
  • Pour modifier une zone de contenu déjà présente, double-cliquez dans cette zone ou placez le curseur dans le coin supérieur droit de la zoneet cliquez sur l'icône d'édition dans le coin supérieur droit.
  • Pour ajouter une nouvelle zone, sélectionnez-en une parmi celles disponibles dans le menu de gauche et faites-la glisser dans le formulaire, à l'endroit désiré.
  • Pour supprimer une zone, placez le curseur dans le coin supérieur droit de celle-ci et cliquez sur l'icône de suppression .

Pour choisir une image


  • Pour ajouter une image, choisissez une image parmi celles figurant sous la section Images et faites la glisser jusque dans le bloc de votre choix, dans le message (ou formulaire).
  •  Pour remplacer une image, double-cliquez dans le bloc contenant l'image ou placez le curseur dans le coin supérieur droit de la zone et cliquez sur l'icône d'édition . Cliquez ensuite sur l'icône  figurant à côté du nom de l'image pour ouvrir le sélecteur d'image. Sélectionnez la nouvelle image et cliquez sur Sélectionner.
  • Vous pouvez également choisir une nouvelle image, qui n'est pas encore hébergée, en cliquant sur Téléverser une image.
    1. Dans le sélecteur d'images, cliquez sur Téléverser dans la bibliothèque ou Téléverser de votre ordinateur pour ouvrir votre explorateur de fichiers.
    2. Naviguez jusqu'à l'emplacement de l'image en question et sélectionnez-la.
      ** Les images au format PNG, GIF et JPG sont à privilégier.
    3. Sélectionnez l'image et cliquez sur Ajouter.
    4. Assurez-vous que les dimensions de l'image soient adéquates. Au besoin, vous pourrez modifier votre image avant de l'insérer dans le message (ou le formulaire) en cliquant sur l'icône d'édition . S'ouvrira alors un éditeur d'image vous permettant de redimensionner ou recadrer votre image, ou de lui apporter toute autre modification nécessaire.
    5. Si vous avez apporté des changements, n'oubliez pas de les enregistrer.
    6. Si vous avez beaucoup d'images et avez créé des catégories pour les regrouper, sélectionnez dans la liste Catégorie celle dans laquelle vous voulez placer votre nouvelle image, le cas échéant.
    7. De retour dans l'éditeur de message, sélectionnez votre image et faites la glisser à l'endroit désiré dans le message.


Pour définir les propriétés de l'image
  • Cliquez sur l'icône d'édition  qui figure dans la barre du haut de la zone.
Propriétés de l'image
      
Image (URL) Tapez l'URL de l'image ou encore sélectionnez-en une dans le sélecteur de fichiers en cliquant sur l'icône d'édition .
Pour effectuer des retouches à l'image, soit pour en modifier la taille, la couleur, l'orientation, ou autre, cliquez sur l'icône d'édition  pour ouvrir l'éditeur d'image.
Texte alternatif Texte utilisé en remplacement d'une image. Ce texte est affiché lorsque l'image ne peut s'afficher ou encore pour des besoins d'accessibilité pour les personnes touchées par une invalidité ou incapacité.
Bloc HTML Cette zone permet d'ajouter du texte dans le formulaire. Elle sert en général à y entrer la description de l'activité, la date et l'heure de l'activité, la période d'inscription, le coût s'il y a lieu et toutes autres informations pertinentes et nécessaires sur l'activité.
La saisie se fait dans un éditeur de texte et offre les fonctions standards d'édition. Vous pouvez même y insérer des images, liens, tableaux, etc.
 Comment faire
  1. Une fois la zone déposée dans le formulaire, cliquez sur l'icône d'édition  ou double-cliquez dans l'élément pour ouvrir l'éditeur de texte.
  2. Dans l'éditeur, tapez ou collez votre texte, appliquez-y le format désiré et ajoutez les options de votre choix (un lien, des paramètres de personnalisation, une image, etc.).
  3. Une fois l'édition du texte terminée, cliquez sur Sauvegarder.
Titre Cette zone est utilisée pour saisir une seule ligne de texte, qui est généralement insérée dans l'en-tête afin d'être automatiquement répliquée au formulaire et aux pages. Mais au besoin, vous pouvez aussi l'insérer dans un bloc HTML, dans le pied de page ou encore dans une section spécifique à un seul document.
 Comment faire
  1. Dans la zone Titre, cliquez sur l'icône d'édition  .
    1. Dans la fenêtre Titre, précisez le nom de votre activité, ou entrez tout autre texte d'une ligne.
Sous-titre Cette zone sert à insérer un texte préformaté, de taille plus petite que le titre, qui est généralement inséré dans l'en-tête afin d'être automatiquement répliqué au formulaire et aux pages. Vous pouvez aussi l'insérer dans un bloc HTML au besoin.
 Comment faire
  1. Dans l'élément Sous-titre, cliquez sur l'icône d'édition .
    1. Dans la fenêtre Sous-titre, entrez le texte désiré. Le sous-titre peut servir notamment à préciser la date et l'heure de l'activité. Vous pouvez entrer n'importe quel texte que vous voulez voir répété sur les formulaires et les pages d'information.
Définir les champs à utiliser dans le formulaire

Une fois la disposition du formulaire définie, il convient de décider des informations que vous souhaitez recueillir sur les personnes qui s'inscrivent à l'activité.

Cette définition se fait via la page Configuration du formulaire. Cette page liste tous les champs du projet qui font partie du formulaire. Vous pouvez ajouter, éditer et même supprimer des champs, ainsi qu'ajouter, éditer et supprimer des sections pour regrouper ces champs.

Préciser la méthode de mise à jour des contacts

Comme les informations fournies lors de l'inscription peuvent différencier de celles déjà contenues dans Dialog Insight lorsque LE CONTACT EXISTE DÉJÀ DANS L'APPLICATION, il est important de préciser comment vous souhaitez que soient traitées ces informations.

Pour préciser si le profil du contact existant doit être mis à jour avec les informations d'inscription, trois options sont offertes :

Option de mise à jour Description
Compléter le profil Seules les nouvelles données fournies lors de l'inscription seront ajoutées au profil. Ainsi, si un numéro de téléphone existe déjà dans le profil du contact et qu'un numéro de téléphone est fourni lors dans le formulaire, celui-ci ne sera pas enregistré dans le profil et ne remplacera pas celui déjà fourni.
Mettre à jour le profil Toutes les données fournies lors de l'inscription seront inscrites dans le profil. Par conséquent, si un numéro de téléphone est fourni dans le formulaire, il remplacera celui figurant dans le profil s'il y en avait un, ou sera ajouté s'il n'y en avait pas.
Ignorer les modifications Les données fournies lors de l'inscription ne seront pas inscrites dans le profil du contact existant, mais les nouveaux contacts eux sont ajoutés.
Activer le processus d'authentification

Si vous voulez vous assurer que la personne qui remplit le formulaire est bel et bien une véritable personne, et non un robot, il est préférable d'activer l'option reCAPTCHA pour qu'une question de validation soit ajoutée dans le formulaire.

Si le formulaire s'affiche sous un domaine autre que ofsys.com, vous devrez au préalable enregistrer le domaine utilisé sur reCAPTCHA pour pouvoir connaître vos clés publique et privée.

Pour enregistrer votre site ou domaine sur reCAPTCHA, allez sur https://www.google.com/recaptcha/admin#list et suivez les directives présentées à l'écran. Une fois l'enregistrement effectué, reCAPTCHA vous donnera une clé publique et une clé privée, que vous devrez préciser dans Dialog Insight.

Pour activer l'option d'authentification

  1. Cochez l'option Utiliser Google Recaptcha.
  2. Cliquez sur le lien Gérer mes clés.
  3. Choisir votre domaine, s'il a déjà été configuré. Autrement, cliquez sur Ajouter une clé pour y ajouter le nom de domaine du site ou de la page affichant le formulaire d'inscription et précisez la clé publique et la clé privée assignées par reCAPTCHA lors de l'enregistrement.
Voir un aperçu du formulaire avant sa publication

Avant de publier le formulaire, vous voudrez valider que celui-ci s'affiche tel que vous le voulez.

  1. Retournez à la page d'édition du processus.
  2. Dans le schéma, cliquez sur l'icône du lien d'inscription .

IMPORTANT - Attention de NE PAS UTILISER l'adresse qui s'affiche dans la barre d'adresse lorsque la page de l'aperçu du formulaire s'affiche; cette adresse N'EST PAS LE LIEN à insérer dans votre message ou sur votre site pour ouvrir le formulaire d'inscription. IL S'AGIT UNIQUEMENT D'UNE PAGE TEST.
Le véritable lien donnant accès au formulaire d'inscription n'est disponible qu'une fois l'activité publiée et figure sous le bouton Dépublier.

Personnaliser les différentes pages d'information sur l'état de l'inscription

Le processus d'inscription comporte un certain nombre de pages d'information déjà définies, qui présentent des textes par défaut que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.

**Il est important de savoir que même si vous supprimez le contenu de ces pages, elles s'afficheront quand même si elles sont nécessaires lors de l'exécution du processus. Pour cette raison, nous vous conseillons fortement de vous assurer que chaque page présente un message informant adéquatement le visiteur de l'état de l'inscription.

Les pages d'information sur l'état de l'inscription sont les suivantes :

Page d'information Description À ne pas oublier
Accès invalide Page qui s'affiche lorsqu'il y a eu une erreur d'accès au formulaire, pour cause de mauvaise connexion par exemple, ou encore parce que le message d'invitation à l'activité, avec le lien vers le formulaire, a été envoyé, mais l'activité n'a pas encore été mise en ligne, ou encore que le lien a mal été copié dans le navigateur.
Dans ce cas, il faut conseiller au visiteur d'essayer de nouveau un peu plus tard.
  • Assurez-vous que les pages dont vous avez besoin affiche une description ou une explication car elles s'afficheront si elles font partie du processus, même si aucun contenu n'est présent; cela aurait donc pour effet de présenter aux visiteurs une page blanche.
  • À définir pour chaque langue d'inscription, en cliquant sur la langue, dans le haut de la zone d'édition.
Inscription non commencée Page qui s'affiche lorsque la période d'inscription n'a pas encore débutée mais que le lien vers le formulaire est déjà en ligne, donc accessible.
Ici, il convient d'inviter le visiteur à revenir plus tard pour s'inscrire et peut-être, de préciser la date du début des inscriptions, ou encore de mettre l'activité hors ligne.
Inscription terminée Page qui s'affiche lorsque la période d'inscription est terminée et que les inscriptions ne sont plus acceptées.
Inscription fermée Page qui s'affiche lorsque les inscriptions ne sont plus possibles car le nombre maximal de participants est atteint.
Inscription réussie Page informant la personne que son inscription est réussie et a été enregistrée.
Annulation reçue Page qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle décide finalement d'annuler son inscription. Cette page confirme que la demande d'annulation a été reçue et enregistrée.
Confirmation réussie Page qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle confirme son inscription. Cette page confirme que la confirmation a été reçue et enregistrée.
Confirmation refusée Page qui s'affiche lorsqu'un message de confirmation d'inscription est envoyé à la personne s'étant inscrite afin qu'elle confirme son inscription, et qu'elle ait confirmé son inscription mais malheureusement, le nombre maximal de participants est atteint.
Personnaliser les messages de confirmation

Le processus d'inscription comporte en option deux messages de confirmation, dont un est destiné à la personne qui s'est inscrite, et l'autre, à la personne responsable à l'interne de la gestion de l'activité. Seul le texte du message de confirmation envoyé au participant est éditable; celui destiné à l'administrateur est prédéfini et non éditable.

Message Description À ne pas oublier
Confirmation d'inscription Message envoyé à la personne s'étant inscrite pour lui confirmer son inscription. Un lien d'annulation est offert au cas où la personne voudrait changer d'idée ou que finalement, elle ne peut plus y participer. En annulant ainsi, une place se libérera pour une autre personne.
De plus, si l'option Demander une confirmation a été activée, le message inclura aussi un lien pour que la personne puisse confirmer officiellement son inscription.
À faire pour chaque langue d'inscription :
  • Objet du message
  • Nom et courriel de l'expéditeur
  • Lien d'annulation de l'inscription
  • Lien de confirmation de l'inscription (si cette option a été choisie)
Avis d'inscription Message envoyé à l'administrateur pour l'aviser de l'inscription d'une personne.
Il faut ici préciser qui est ce, ou ces, administrateurs en cliquant sur l'icône  qui figure juste à côté de l'icône de la page. Vous pouvez avoir un seul destinataire, ou plusieurs, selon vos besoins.
Pour ajouter un nouveau destinataire, cliquez sur Ajouter et faites votre sélection parmi la liste des utilisateurs.
  • Objet du message
  • Nom et courriel de l'expéditeur
  • Sélection des personnes auxquelles envoyer l'avis d'inscription
  • Le texte du message n'est pas éditable.

La création des messages en lien avec une activité se fait de la même façon que pour tout autre message dans l'application Dialog Insight. Pour savoir comment faire, reportez-vous à la rubrique Créer un message en mode Glisser-Déposer (Drag-and-Drop). Quelques options supplémentaires sont toutefois offertes:

  • La section Activité, qui liste tous les documents utilisés dans la processus d'inscription, à savoir le formulaire d'inscription, les pages d'information ainsi que les messages.
  • La section Message, qui liste les différentes versions du message en cours.
  • La section Couleurs, qui permet de définir les couleurs par défaut du texte, des titres et des arrière-plans des pages d'information.
  • Dans l'éditeur, un nouveau type de lien peut être inséré dans un message - Lien à un processus d'activité. De par ce lien, vous pouvez insérer dans un message un lien vers n'importe quel document du processus d'inscription.
Configurer le fichier iCalendar

Le processus d'inscription comporte également un fichier de calendrier en format .ics qui entraîne l'ajout de l'activité dans le calendrier par défaut de la personne inscrite lorsque l'inscription est réussie et confirmée, si cette option a été activée.

Pour voir un exemple du contenu dans un calendrier, cliquez sur l'icône  qui figure à côté de l'icône du fichier.

Fichier Description À ne pas oublier
Fichier iCalendar Fichier qui permet d'ajouter un événement dans un calendrier et de préciser le nom et l'emplacement de l'activité, les dates et heures de début/fin, ainsi qu'une description de l'activité.
Par défaut, les informations fournies lors de la création de l'activité seront affichées mais vous pouvez les changer au besoin en cliquant sur l'icône d'édition .
Lorsque l'activité sera en ligne et que l'inscription sera réussie et/ou confirmée, l'activité s'ajoutera au calendrier par défaut de cette personne.
  • Nom de l'activité
  • Emplacement
  • Date et heure
Valider que toutes les étapes du processus d'inscription soient complétées

Pour pouvoir publier, il faut que le processus d'inscription soit complet et sans erreur. Pour vous aider dans cette validation, des indicateurs peuvent s'afficher dans le schéma du processus pour vous en indiquer la source. De plus, si tous les éléments requis ne sont pas complétés adéquatement, le bouton Publier ne sera pas actif et vous ne pourrez donc pas publier et mettre en ligne l'activité.

Pour vérifier si des éléments sont incomplets ou erronés, cochez les options Éléments incomplets et Erreurs pour voir les éléments associés identifiés par un indicateur d'erreur ou d'avertissement.

Pour savoir quelle partie de l'élément est manquante ou erronée, cliquez sur l'élément en question pour l'ouvrir dans l'éditeur et allez à la page Révision pour voir les messages d'erreur ou d'avertissement.

Publier l'activité
  1. Une fois tous les éléments complets et sans erreur, cliquez sur Publier.

Une fois publiée, l'activité s'affiche dans la liste des activités en ligne, d'où vous pourrez la consulter pour y voir le nombre de personnes inscrites et d'autres informations.

Insérer le lien du formulaire d'inscription à l'endroit désiré

Lorsque tout le processus d'inscription est configuré et à votre goût, il ne vous reste plus qu'à insérer le lien à l'endroit dans le message annonçant votre activité ou sur la page du site duquel les gens peuvent s'inscrire à l'activité.

Si vous offrez l'inscription en plusieurs langues, vous aurez un lien différent pour chaque langue.

Ces liens s'affichent uniquement lorsque l'activité est publiée, et figurent juste sous le bouton Dépublier.