Qu'est-ce qu'un champ?
Dans l'application Dialog Insight, un champ sert à collecter et à stocker une information sur vos contacts comme son nom, son courriel, ses coordonnées, ses préférences, sa langue, etc. Vous renseignez les champs lors de l'ajout manuel ou l'import de contacts. Les champs que vous choisirez d'utiliser composeront le modèle de fiche contact. Même si on peut modifier les champs plus tard, il est préférable de bien les choisir dès le départ avant de commencer à ajouter des contacts à votre projet. Les champs étant contenus dans un projet, il faut d'abord créer un projet pour en ajouter.
À propos des clés uniques et des champs requis
Chaque projet possède une clé unique, qui est constituée d'un ou de plusieurs champs. Normalement, vous aurez un seul champ défini comme clé unique, mais il est possible d'en avoir plus d'un, au besoin. La clé unique permet d'éviter les contacts en double dans votre base de données, et par conséquent, les envois en double à une même personne. Advenant l'existence en double d'un contact, le système conserve la première occurrence du contact dans le fichier importé et ignore les autres. C'est l'adresse courriel qui est le plus couramment utilisée en tant que clé unique, mais il est possible de choisir toute autre donnée, comme un numéro de client, ou une combinaison de plusieurs champs. Certains champs peuvent être définis comme requis, c'est-à-dire qu'ils seront obligatoires lors de l'ajout/import d'un contact. Attention de bien choisir les champs requis et la clé unique dès le départ, car il y a certaines contraintes de modification une fois le projet créé. 
Chemin d'accès : Projet → Gestion des données → Champs de projet |
Créer un champ de projet
À noter : Tout nouveau champ dans un projet déjà en ligne ne peut pas être défini comme un champ requis si vous avez déjà commencé à ajouter des contacts. Notez aussi qu'une fois le projet en ligne, vous ne pouvez plus ajouter ou retirer une clé unique.
Dans la liste des champs du projet, cliquez sur Créer un champ (sur la section à laquelle vous voulez ajouter le champ) :
Remplissez ensuite les informations demandées :
Conseils
- Pour un type de valeur Texte, il est recommandé d'utiliser Texte court (qui a une limite de 100 charactères) et non Texte long.
- Pour rendre le champ Requis, il faut cocher « Ce champ doit être rempli pour ajouter un contact ». Un champ requis est un champ qui devra obligatoirement être renseigné lors d'un import.
- Pour les champs de langues ou pays, il peut être intéressant de leur appliquer une valeur standard pour convertir les valeurs hors-norme. Vous devez terminer d'ajouter le champ et vous rendre dans l'édition du champ pour voir cette option.
| Types de valeurs | |
|---|---|
| Texte court | La valeur peut contenir du texte ET des chiffres. Lorsque ce format est sélectionné, il faut également préciser la longueur maximale du champ (le nombre de caractères) dans les options. |
| Texte long | La valeur peut contenir du texte ET des chiffres. Le nombre de caractères est illimité. Format utile pour des zones de commentaires. |
| Nombre entier (1234) | Format permettant de restreindre la saisie à des chiffres entiers, c'est-à-dire sans aucun signe ou symbole (par exemple, sans point, virgule, signe de dollar, etc.). |
| Nombre décimal (12.34) | Format destiné à la saisie de chiffres avec décimales, 4 au maximum. Seul le point décimal est accepté comme séparateur, la virgule n'étant pas valide à ce titre dans l'application. |
| Date et heure | Format destiné à la saisie d'une date et d'une heure, selon le format AAAA.MM.JJ HH:MM:SS (2009.01.25 12:01:23 = 25 janvier 2009 à midi, 1 minute et 23 secondes). La saisie d'une heure n'est pas obligatoire; si elle n'est pas précisée, la valeur 00:00:00 sera automatiquement ajoutée. Utile par exemple pour un champ Date d'anniversaire, qui peut, entre autres, être utilisé pour envoyer automatiquement des cartes d'anniversaire aux contacts. |
| Courriel | Format utilisé pour saisir uniquement une adresse courriel valide, respectant la syntaxe reconnue, telle que NomUtilisateur@domaine.com. Couramment utilisée comme clé unique lors d'envoi de messages. |
| Valeur booléenne (Vrai/Faux) | Format réservé à un champ dont la réponse est Vrai ou Faux. Lorsque aucune réponse n'est fournie, la valeur Faux est attribuée par défaut. Utile pour créer rapidement des groupes. Par exemple, on pourrait créer un groupe de tous les contacts qui ont répondu par Vrai à une question posée dans un formulaire d'invitation. |
| Identifiant | La valeur, sensible aux majuscules et aux accents, peut contenir du texte ET des chiffres. Lorsque ce format est sélectionné, il faut également préciser la longueur maximale du champ (le nombre de caractères) dans les options. |
| Type de saisie | Description |
|---|---|
| Texte sur une seule ligne | Champ dont la valeur est présentée sous forme de zone de texte sur une seule ligne. Le nombre de caractères pouvant être saisi dépend de la longueur définie, le cas échéant. |
| Texte sur plusieurs lignes | Champ dont la valeur est présentée sous forme de zone de texte sur plusieurs lignes. Le nombre de caractères pouvant être saisi dépend de la longueur définie, le cas échéant. |
| Menu déroulant (valide pour tous les formats de champ, sauf pour le format Texte, Adresse courriel ou Identifiant) | Liste personnalisée - Champ présentant un choix de réponses présentées sous forme de liste déroulante et dont les valeurs et les étiquettes sont définies dans la fenêtre d'édition du champ. Table relationnelle - Champ présentant un choix de réponses présentées sous forme de liste déroulante et dont les valeurs et les étiquettes sont générées à partir d'une table relationnelle existante. NOTE - Il peut être avantageux d'utiliser un format par liste déroulante, ou par boutons radio, pour définir des choix prédéfinies et ainsi avoir des valeurs uniformes qui faciliteront la recherche de contacts et la création de groupes de contacts. Par exemple, pour un champ Sexe, il serait préférable de définir les valeurs possibles, au lieu d'avoir un champ texte libre; vous éviterez ainsi de vous retrouver avec des valeurs multiples comme Homme, Femme, Masculin, Féminim, et abbréviations de toutes sortes. |
| Boutons radio (valide pour tous les formats de champ, sauf pour le format Texte - Adresse courriel) | Liste personnalisée -Champ présentant un choix de réponses présentées sous forme de boutons radio et dont les valeurs et les étiquettes sont définies dans la fenêtre d'édition du champ. Table relationnelle - Champ présentant un choix de réponses présentées sous forme de boutons radio et dont les valeurs et les étiquettes sont générées à partir d'une table relationnelle existante. NOTE - Il peut être avantageux d'utiliser un format par liste déroulante, ou par boutons radio, pour définir des choix prédéfinies et ainsi avoir des valeurs uniformes qui faciliteront la recherche de contacts et la création de groupes de contacts. Par exemple, pour un champ Sexe, il serait préférable de définir les valeurs possibles, au lieu d'avoir un champ texte libre; vous éviterez ainsi de vous retrouver avec des valeurs multiples comme Homme, Femme, Masculin, Féminim, et abbréviations de toutes sortes. |
| Cases à cocher (valide uniquement pour le format de champ Vrai/Faux) | Champ ne présentant qu'une seule valeur, affichée sous forme de case à cocher. |
Modifier un champ du projet
Pour modifier un champ, rendez-vous dans la liste des champs de projet et double-cliquez sur le champ à modifier.
Si le projet est en ligne*, certaines informations relatives à un champ peuvent être modifiées.
| Contraintes de modification après la mise en ligne du projet | ||
|---|---|---|
| Information à configurer | Modifiable | Remarques |
| Clé unique | X | |
| Requis | Ça dépend | Si l'entrée de ce champ est vide pour un ou plusieurs contacts existants, il est impossible de rendre ce champ requis (il faudra renseigner ce champ pour tous les contacts pour procéder au changement). À l'inverse, on peut rendre un champ non requis en tout temps. |
| Identifiant interne | X | |
| Étiquette/Nom |  | |
| Description | | |
| Format | X | |
| Longueur (avec le format Texte) | Ça dépend | Sachez qu'il n'est pas possible de réduire la longueur en dessous de la longueur des entrées pour les champs de contacts existants (le système vous en empêchera). Par contre, la longueur peut être augmentée comme vous voulez. |
| Défaut | | Ce changement ne s'appliquera pas aux contacts déjà ajoutés. |
| Format de saisie (Type, Options, Indice de saisie) | | |
*Pour dépublier un projet, il faut supprimer la liste (attention de lire les avertissements!).
Supprimer un champ du projet
Supprimer un champ d'un projet élimine ce champ de la fiche des contacts, de même que les données associées dans la base de données. Pour supprimer un champ, cliquez sur l'icône de poubelle à droite à la fin de la ligne du champ à supprimer. Notez que si l'icône de poubelle est grisé, cela indique que le champ ne peut être supprimé.
Champs ne pouvant JAMAIS être supprimés |
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Prochaine étape
Après l'ajout de champs, l'étape suivante dans le processus de création de projet est de définir la disponibilité des champs (c'est une étape optionnelle) s'il y en a que vous voulez cacher et d'autres mettre au premier plan. Il peut être pertinent de définir le fuseau horaire ainsi que les langues du projet (vous pouvez faire ces configurations plus tard). Vous pourriez maintenant commencer à ajouter ou importer des contacts.