La définition des types de communication permet de préciser les communications valides dans le projet et de configurer chacun de ces types. On peut notamment créer, éditer et supprimer des types de communication, de même qu'en définir les options d'affichage, les comportements à appliquer suite à un désabonnement ou une plainte, une liste de vérification avant envoi ainsi la possibilité d'envoyer un avis à certains utilisateurs lorsqu'une note est ajoutée à un message.

Les types de communication servent à catégoriser les messages, mais surtout à définir des paramètres qui s'appliquent à un type de communication en particulier.

Par exemple, on pourrait vouloir qu'un contact ne soit pas désactivé lorsqu'il se désabonne d'un message promotionnel. Dans un tel cas, vous configureriez le type de communication Promotion pour que les contacts qui s'en désabonne ne soit pas désactivé.

À la création d'un nouveau projet, un seul type de communication est offert par défaut, soit Infolettre. Vous pouvez en créer autant que vous voulez, et même en supprimer. Et vous pouvez même supprimer le type de communication par défaut si vous en avez créé d'autres. Sachez qu'un projet doit avoir au moins un type de communication. Par conséquent, s'il ne reste qu'un type de communication dans le projet, vous ne pourrez pas le supprimer, même s'il comporte un lien Supprimer ce type

Chemin d'accès > Configuration > Types de communications

 Comment faire

Créer le type de communication

Si vous voulez définir un tout nouveau type de communication :

  1. Une fois dans la page des types de communications, défilez jusqu'au bas de la page et cliquez sur Ajouter un type.
  2. Dans la fenêtre d'ajout qui s'affiche, entrez le nom du type de communication et cliquez sur Ajouter. Le nouveau type s'affiche alors dans la liste des types de communications, selon son ordre alphabétique.

Définir le type de communication

Que vous ayez créé un nouveau type de communication ou désiriez en modifiez un qui existe déjà, vous devez tout d'abord sélectionner le type de communication à définir dans le volet de gauche.

Il existe de nombreuses options à définir :

Définir les options d'affichage
  1. Modifiez le nom du type de communication au besoin.
  2. Cochez l'option Afficher les messages de ce type pour l’envoi à partir de la fiche des contacts si vous voulez que les messages de ce type puissent être envoyés directement depuis la fiche d'un contact.
  3. Les champs relatifs à la couleur et à l'icône ne sont pas utilisés pour le moment pour les types de communications.
  4. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les changements apportés.

Sélectionner les canaux autorisés

Choisissez les canaux par lesquels vous souhaitez envoyer des messages de votre type de communication (exemple : des infolettres) à vos contacts. Les options disponibles varient selon les modules activés pour le compte.

  1. Dans la section Canaux autorisés, cochez les cases situées à côté des canaux pour les sélectionner. La case Courriel est cochée par défaut, mais vous pouvez la décocher si vous ne souhaitez pas faire d'envois par courriel.
    Pour les meilleures pratiques, consultez Configuration efficace des canaux autorisés.
  2. Une fois les canaux sélectionnés, cliquez sur Sauvegarder.

Pour retirer un canal, décochez sa case. Si celui-ci est utilisé pour envoyer des messages, on vous demandera d'associer les messages en question à un autre type de communication qui inclut ce canal ou, si aucun type de communication n'est disponible, d'ajouter un nouveau type de communication ou d'en modifier un existant pour y inclure le canal.

Définir le comportement à adopter en cas de désabonnement ou de plainte d'un contact

La section Désabonnements permet de définir comment l'application traite un contact lorsque celui-ci se désabonne de ce type de communication ou porte une plainte en lien avec ce type de communication.

Lorsque des consentements sont attribués à un type de communication, le comportement des envois est modifié en conséquence. Toutefois, lorsqu'il n'y a pas de centre de consentements, par défaut, l'application désactive le contact suite à un désabonnement. Pour changer le comportement lors d'un désabonnement, consultez Définir les comportements en cas de désabonnements.

En cas de plainte courriel, le contact est, par défaut, ajouté à la liste noire des courriels puis désactivé. Il ne reçoit donc plus aucune communication, peu importe le canal.

Il également est possible d'ajouter le contact à la liste noire sans le désactiver, afin de continuer de lui envoyer des messages par d'autres canaux. L'activation de cette option se fait sur demande.

Note : La gestion des plaintes SMS est configurée indépendamment des plaintes courriel.

Définir une liste de vérification avant envoi

La définition d'une liste de vérification permet de créer une liste de points à valider avant qu'un message ne soit envoyé. Lorsqu'une telle liste est créée, elle s'affiche avant chaque envoi d'un message de ce type.

Les éléments de validation par défaut sont les suivants :

  • Que vous avez la permission de communiquer avec les contacts choisis.
  • Que le message présente une façon de se désabonner facilement.
  • Que vous vous êtes bien identifié afin que le destinataire puisse communiquer avec vous.
  1. Dans la section Liste de vérification, cliquez sur le lien Modifier.
  2. Dans la page Liste de vérification, tapez les directives ou les points que l'utilisateur doit valider avant de procéder à l'envoi d'un message. Si le projet comporte plusieurs langues, vous pourrez définir ce texte dans toutes les langues disponibles dans le projet.
Définir l'envoi d'un avis lors de l'ajout de nouvelles notes de révision
  1. Dans la section Notifications, cochez l'option en question.
  2. Cochez également les personnes auxquelles vous voulez envoyer des notifications.

Configurer ou modifier une alerte courriel

La configuration d'une alerte courriel lorsque le taux d'erreur de livraison atteint un certain pourcentage vous permet d'agir en amont pour prévenir les erreurs de livraison (voir Comprendre les erreurs de livraison).

Il est possible de configurer une alerte pour chaque type de communication.

  1. Dans la section Alerte courriel, cliquez sur modifier.
  2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez le nombre minimal de contacts ainsi que le taux d'erreur de livraison.
    * Assurez-vous d'entrer un taux d'erreur adéquat. Par exemple, si vous configurez une alerte pour des envois de plus de 100 contacts, présentant un taux d'erreur de 1 %, vous recevrez une alerte après 1 erreur seulement.
  3. Cliquez ensuite sur Ajouter pour choisir le ou les utilisateurs qui recevront l'alerte.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Supprimer un type de communication

La suppression d'un type de communication permet de réduire la liste des types de communications valides, notamment lorsque vous n'utilisez plus ce type de communication.

On peut supprimer n'importe quel type de communication, à condition qu'il en reste au moins un dans le projet.

Lorsqu'on supprime un type de communication qui est associé à des messages existants, on vous demandera d'associer les messages en question à un autre type de communication.

  1. Une fois dans la page des types de communications, sélectionnez le type de communication à supprimer et cliquez sur le lien Supprimer ce type.
  2. Si le type de communication est associé à des messages, vous devrez sélectionner le type de communication dans lequel transférer ces messages ou, si aucun autre type de communication n'est disponible, en ajouter un nouveau ou en modifier un existant pour y inclure le canal.

Prochaine étape

Si vous avez un centre de consentements, définissez les conditions requises pour envoyer le type de communication (voir Définir les conditions d'envoi d'un type de communication).